Användarvillkor

Få ordning på dokumentationen

Kontakta oss för ett kostnadsfritt samtal där vi utforskar vad vi kan hjälpa er med

Kontakta

Allmänt

Dokumentera samlar in och behandlar personuppgifter när du exempelvis vill bli kund hos oss, tar kontakt i allmänna frågor, svarar på en platsannons eller skickar in en spontanansökan samt när du använder dig av våra tjänster.  Ansvarig för att behandlingen av personuppgifterna är förenlig med tillämplig dataskyddslagstiftning såsom General Data Protection Regulation, GDPR (EU 216/679) är Dokumentera EU AB (556699-8703) med postadress Slupskjulsvägen 34, 111 49 Stockholm.

Denna integritetspolicy informerar om vilka personuppgifter som Dokumentera samlar in om dig som kund, potentiell kund eller som arbetssökande. Policyn gäller för alla som på något sätt nyttjar Dokumenteras tjänster och/eller på annat sätt har kontakt med oss.

Personuppgiftsbehandling på Dokumentera

Dokumentera behandlar personuppgifter vid:

  • Offert, avtalsskrivning och beställningar av våra tjänster: Rättslig grund är att fullgöra avtal som ingåtts i samband med överenskommelsen. Personuppgifterna är nödvändiga för att fullgöra avtalet med  kunden eller för att kunna ingå ett avtal i ett senare skede.
  • E-postutskick/nyhetsbrev med information och artiklar om dokumentation: Rättslig grund är samtycke som sker i och med att du anmäler ditt intresse via vår hemsidas formulär.
  • Rekrytering: Dokumentera behandlar personuppgifter för att kunna administrera ansökningar och tillsätta tjänster. Rättslig grund är samtycke i och med att du skickar in ditt cv och dina ansökningshandlingar och eventuellt, även låter oss ta del av din LinkedIn-profil.
  • Marknadsföring: Rättslig grund är intresseavvägning för att möjliggöra marknadsföring av Dokumenteras tjänster till den juridiska person du företräder.
  • Utveckling av hemsidan: Rättslig grund är samtycke vilket ges när du anmäler ditt intresse av att erhålla artiklar från Dokumentera via vårt webbformulär.
  • Leadsgenerering/profilering: Möjliggöra för Dokumentera att analysera hur webbplatsen används, dra slutsatser om intresseområden hos besökare samt att eventuellt kontakta användaren via mail eller telefon. Dokumentera använder sig av tredjepartstjänster såsom Google Adwords cookies för att kunna visa relevant information på andra hemsidor än vår egen för de som visat intresse för våra tjänster eller för Dokumentera som bolag. Rättslig grund är samtycke som sker när du anmäler ditt intresse för att få artiklar och annan information tillsänt dig via formuläret på vår hemsida. För mer information om cookies, se vår cookiepolicy.

Personuppgifter som behandlas

  • Kontaktuppgifter: Namn, E-post, Telefonnummer, Företagsadress, Titel, Organisation/organisationsnummer.
  • Webb: www.dokumentera.se - Operativsystem, webbläsarversion, IP-adress och cookies.
  • Rekrytering: Innehållet i cv och ansökningshandlingar, personuppgifter från de social medier som den sökande hänvisar till samt innehåll i cv. Personnummer samlas in vid rekrytering och vid säkerhetsskyddade upphandlingar.
  • Marknadsföring: Anteckningar och e-post för att hantera kundrelationer.

När samlar vi in uppgifter om dig?

  • Uppgifter som du själv lämnar till oss: Vi samlar in och behandlar personuppgifter som du lämnar till oss, t.ex. i samband med att du besöker vår webbplats, vid ett personligt möte (exempelvis visitkort) eller när du laddar ned information från vår hemsida.
  • Uppgifter som samlas in när du besöker vår hemsida: När du besöker vår hemsida registrerar vi information om din användning. Denna information omfattar vilka sidor du besöker och hur du beter dig på hemsidan. Vi använder oss exempelvis av Google Analytics och liknande verktyg för att registrera information. Denna information kan omfatta operativsystem, webbläsarversion, IP-adresser och cookies. Detta kan bara knytas till dig som person i och med att du ger ditt samtycke genom att fylla i webbformuläret om att erhålla nyhetsbrev och artiklar.
  • Uppgifter från andra källor: I vårt säljarbete gör vi eget prospekteringsarbete och kan då fånga upp dina kontaktuppgifter på internet eller via andra affärskontakter. Vi kan komma att inhämta kontaktuppgifter från andra samarbetspartners, t.ex. via tredjepartstjänster för adressuppdatering.

Lagringstid

Som grundregel lagrar vi dina personuppgifter enbart så länge arbetsprocessen/ändamålet kräver det och i enlighet med de ändamål som beskrivs ovan. Vi genomför regelbundet gallringar och tar bort personuppgifter som inte längre är nödvändiga.

Ansökningshandlingar rensas bort efter två år från att de inkommit till Dokumentera vilket även gäller  information om tidigare anställda. En del personuppgifter lagras av rättslig förpliktelse och där är Dokumentera enligt lag skyldig att lagra uppgifterna i ett visst antal år.

Om du inte längre vill ta del av information från Dokumentera kan du enkelt avregistrera dig genom att använda den Unsubscribe-knapp som finns i varje utskick eller genom att kontakta oss på info@dokumentera.se. Om du inte längre vill finnas med i vårt kund- eller cv-register avregistrerar du dig genom att maila till info@dokumentera.se.

Säkerhet

Från det att diskussionen om ett uppdrag påbörjas till dess uppdraget avslutat i sin helhet förbinder sig Dokumentera att hantera samtliga personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen, GDPR (EU)(2016/679) samt annan, på området, tillämplig lagstiftning. Externa personuppgifter, d.v.s. tillhörande individer utanför Dokumentera, som förekommer i för uppdraget producerat kundmaterial (undantaget det som levererats till kund) kommer att anonymiseras efter att uppdraget slutförts.

Dokumentera värnar om hög säkerhet för dina personuppgifter. Dokumentera äger inga egna applikationstjänster utan använder väletablerade leverantörer för lagring och andra tjänster.

Vilka kan ta del av personuppgifterna?

Bolag som hanterar personuppgifter för Dokumenteras räkning undertecknar alltid avtal med oss för att säkerställa en hög skyddsnivå, bland annat biträdesavtal.

Dokumentera kommer  att lämna ut personuppgifter till tredje part, som t ex. polisen eller annan myndighet om det rör en brottsutredning eller då vi på annat sätt blir skyldiga att göra så enligt lag eller myndighetsbeslut.

Behandling av personuppgifter om barn

Dokumentera behandlar inga personuppgifter om barn.

Rättigheter som registrerad (GDPR)

Från och med 25 maj 2018 har du som registrerad rättighet att:

  • få information om dina personuppgifter.
  • få felaktiga personuppgifter rättade.
  • få dina personuppgifter raderade.
  • invända mot att personuppgifterna används för direktmarknadsföring.
  • invända mot att personuppgifterna används för automatiserat beslutsfattande och profilering.
  • flytta personuppgifterna (dataportabilitet).

Du har vidare rätt att i förekommande fall inge klagomål till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter.

Läs mer: Dataskyddsförordningen Datainspektionen.

 

Vad är Cookies?

Precis som majoriteten av alla professionella hemsidor så nyttjar även denna sida cookies, vilka är små informationssamlande filer som laddas ned lokalt på din dator. Dessa filer har i syfte är att förbättra din användarupplevelse på olika sätt. Denna sida beskriver vilken information som samlas in, hur vi använder oss av den och varför vi i vissa fall behöver lagra dessa cookies. Vi beskriver även hur du som besökare kan förhindra lagring av cookies, även om detta kan påverka användarvänligheten och sidans funktion negativt.

För mer generell information om cookies, vänligen besök Wikipedia-artikeln kring HTTP Cookies.

Hur vi använder Cookies

Vi använder cookies av flera olika anledningar, dessa beskrivs i detalj nedan. Dessvärre finns det i de flesta fall ingen enhetlig industristandard för att stänga av användningen av cookies utan att helt inaktivera funktionalitet de tillför till sidan. Det rekommenderas därför att du tillåter användningen av cookies, i synnerhet om du är osäker på om funktionalitet du önskar nyttja på sidan är beroende av cookies.   

Inaktivera Cookies

Du kan hindra nedsparandet av cookies genom att justera de inställningar i din webbläsare som styr detta (se hjälpavsnittet för respektive webbläsare kring hur detta görs). Var dock medveten om att inaktivering av cookies kommer att påverka funktioner på denna och många andra hemsidor du besöker.

De Cookies vi placerar i din enhet

Denna hemsida erbjuder möjligheten att anmäla intresse via e-post där cookies kan användas för att komma ihåg ifall du redan är registrerad och om visst material ska visas, som enbart är tillgängligt för användare registrerade med sin e-post-adress.

Det kan hända att vi erbjuder vi användarundersökningar eller andra typer av frågeformulär. Detta för att ge dig värdefull kunskap och nyttiga verktyg samt för att ge oss möjligheten att förstå våra kunder bättre. Den här typen av undersökningar och formulär kan använda cookies för att minnas vilka som redan deltagit och presentera korrekt information när du navigerar runt på sidan.

När du skickar in information via kontakt- eller kommentarsformulär så kan cookies placeras för att minnas dina användaruppgifter vid framtida kontakttillfällen.

Tredjeparts-cookies

I vissa specifika fall använder vi oss även av cookies från pålitliga tredjepartleverantörer. Sektionen nedan går igenom vilka typer av tredjeparts-cookies du kan möta på sidan.

Tredjepartsanalyser används för att spåra och mäta användarmönster på hemsidan, så att vi kan fortsätta att producera relevant och engagerande material för din räkning.

Denna sida använder Google Analytics, vilket är en av webbens vanligaste och mest anförtrodda analystjänster. Denna tjänst hjälper oss att förstå hur du använder sidan och på vilka sätt vi kan förbättra din upplevelse i framtiden. Dessa cookies kan mäta hur lång tid du spenderar på de delar av sidan du besöker, vilket underlättar produktionen av fortsatt relevant och engagerande material.

För mer information kring cookies från Google Analytics, besök den officiella sidan för Google Analytics.

Då och då testar vi ny funktionalitet på sidan, vilket innebär att subtila ändringar kan göras avseende sidans utseende och funktion. När detta sker så kan vi använda oss av cookies för att försäkra oss – och samtidigt inhämta kunskap - om din användarupplevelse, för att förstå hur väl förändringar av sidan faller ut.

Ändring av användarvillkor

Dokumentera kan komma att  ändra sina användarvilkor med tiden. Den senaste versionen ska dock alltid finnas tillgänglig på vår hemsida, www.dokumentera.se.

 

Kontakta oss

Om du har frågor gällande denna Integritetspolicy, vill bli borttagen ur våra system eller vill använda dig av dina rättigheter enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) ber vi dig kontakta oss på info@dokumentera.se. Dokumentera återkommer med svar inom 30 dagar från det att vi erhållit ditt meddelande.