Så effektiviserar du dokumentationsprocessen

Helene Adéus
  • Helene Adéus

Har ni svårt att hålla er dokumentation enhetlig och kvalitetssäkrad? Drar dokumentationsarbetet ofta över budget i era projekt? Känner du att dokumentationsprocessen i ditt företag skulle behöva bli effektivare? Här kommer några tips på hur du kan gå till väga.

Det finns en stor ekonomisk vinst i att ha kontroll över sin dokumentation. Inför varje projekt kan du då uppskatta hur mycket just dokumentation och hantering av dokumentation faktiskt kostar. Du behöver inte låta  dokumentationskostnaden gå på overheadbudgeten som ingen i företaget har koll på. Istället kan du på ett tidigt stadium lita på att man i de olika projekten lämnar över dokumenten i rätt tid, till rätt kostnad och med högsta möjliga kvalitet. Vid utformningen av en ny dokumentationsprocess eller effektivisering av en befintlig process är stegen inte mycket annorlunda jämfört med dem i de flesta andra
utvecklingsprojekt. De huvudsakliga stegen är:

  1. Samla en grupp medarbetare som ska jobba med projektet att effektivisera dokumentationsprocessen
  2. Sätt upp mål, samt datum för när projektet ska starta och när det ska vara klart
  3. Låt gruppen skissa på processen
  4. Låt dem komma med önskemål som förbättrar processen
  5. Provkör processen
  6. Följ upp
  7. Om processen inte håller måttet, tillbaka till ritbordet.

Klicka på "LADDA NED" för att läsa vidare.