Låt dokumentationen lyfta kvalitetsarbetet

Rickhard Johansson
  • Rickhard Johansson

En dålig och bristfällig dokumentation kan sätta käppar i hjulen för din verksamhet. När budget och deadlines ska hållas är det sällan som dokumentation prioriteras. Men i längden kan en bristfällig dokumentation leda till kostnader och missnöje hos såväl medarbetare som kunder. Men var ska man börja och vad är viktigast?

Dokumentation ned- eller bortprioriteras ofta i projekt med snål budget och korta deadlines. Vad man inte alltid tänker på är att bristfällig dokumentation kan skapa stora problem på lite längre sikt. Även om man håller deadline genom att minimera tiden man lägger på dokumentation så är det, ett år framåt, sällan punktligheten som gör sig påmind. Istället är det den bristande kvaliteten som märks och kundens växande irritation över att saker och ting inte fungerar tillräckligt bra.

I alla projekt måste man prioritera vissa saker före andra. Därför kan det vara viktigt att ställa sig frågan om vad som är “tillräckligt bra”. Målet bör vara att försöka hitta en balansgång mellan tid, resurser och kvalitet. Man får heller inte underskatta vikten av ett enkelt och organiserat arkivsystem för sina dokument. Ett bra organiserat arkivsystem hjälper till att minska all onödig tid som går åt för att hitta rätt dokument i rätt filformat. Se även till att språket är korrekt - speciellt om det handlar om dokumentation på flera språk - och sätt regler för vilka begrepp som används.

Tar man tag i dokumentationen från början minskar man inte bara risken för problem framöver, utan man får också ett bättre flöde i arbetet där medarbetarna kan jobba mer effektivt. En investering i tid för dokumentationen från start kan ge stora besparingar på sikt.

Tips och råd om hur du går tillväga får du i artikeln “Låt inte dokumentationen bli företagets svaga länk”, som är skriven av Anders Blixt som är senior teknisk skribent hos oss.