Det finns goda skäl att minska antalet pappersdokument. Stora mängder papper tar plats att lagra och placerar du dem i externa arkiv så medför de en kostnad. Det främsta skälet att digitalisera pappersdokument är nog ändå att det kan göra informationen sökbar i samma struktur som den information som din verksamhet skapar digitalt direkt.

Förutom frågan om hur själva digitaliseringen ska gå till behöver du bestämma vad som ska hända med pappersdokumenten. Vilka dokument kan slängas utan att först ha digitaliseras? Vilka dokument behöver inte digitaliseras men ändå sparas i pappersformat; det kan finnas legala krav på att förvara originalen som till exempel bokföringsmaterial. Vilka dokument ska digitaliseras och sedan slängas? Vilka dokument ska både digitaliseras och sparas? Och de pappersdokument som ska sparas, bör de lagras internt eller i ett externt arkiv och vilka säkerhetskrav finns vad gäller brand och inbrott?

Digitalisering av dokument kan förstås ske när som helst men det är särskilt lämpligt att göra det inför en flyttning till annan ort eller annan lokal. Fördelen med det är att inga fysiska dokument behöver packas, flyttas och packas upp på det nya kontoret, vilket sparar tid, utrymme och kostnader. Dessutom eliminerar du risken att fysiska dokument hamnar på helt fel plats på det nya kontoret och blir svåra att hitta, eller i värsta fall försvinner helt och hållet.

Vill du pappersbanta, kontakta oss så hjälper vi dig att göra det på rätt sätt.

Vi är specialister på dokumentation