För de flesta av oss så innebär dokumenthantering att vi försöker ge ett nytt dokument ett namn som beskriver innehållet så bra som möjligt, och lägger det i en lämplig mapp på filservern. Tycker vi inte att någon befintlig mapp passar skapar vi en ny och namnger den. 

Strukturen på filservern blir med tiden allt mer oformlig och svårnavigerad. Ett givet dokument löper stor risk att drunkna bland alla andra dokument och mappar. Det leder till slöseri med kunskap, nedlagt arbete och resurser som kan räknas i höga belopp, speciellt om dokumenten måste återskapas för att de inte går att hitta. Dessutom, på många företag finns faktiskt en eller flera tekniska lösningar som mycket väl skulle kunna förbättra den här situationen, men som tyvärr inte utnyttjas.

Så vad ska man göra? I grunden är det hela ganska enkelt:

  • Etablera principer för lagring och namngivning av dokumentation
  • Undersök tillgängliga tekniska lösningar och definiera vilka, eventuella, förändringar som behöver införas
  • Migrera över befintlig dokumentation till den nya lagringsytan
  • Utbilda personalen i den nya lösningen

Det kan låta lite väl enkelt men i stora drag behöver dessa steg tas. Om du känner igen dig i problembeskrivningen och vill ha hjälp att rätta till situationen så kan vi på Dokumentera lova en mycket bättre framtid, i alla fall vad dokumenthanteringen beträffar. Vi har omfattande erfarenhet av olika miljöer och verktyg för dokumenthantering.

Vi är specialister på dokumentation