Uppdraget
Syftet med uppdraget var att kunskap om bolagets IT-miljö och rutiner inte skulle vara personbunden utan tillgänglig för alla som behöver den. Förutom att öka flexibiliteten i den egna organisationen skulle det också bli möjligt att lägga delar av IT-supporten externt. Det skulle även förstärka bolagets strukturkapital, det vill säga den kunskap som finns kvar i huset när medarbetarna har gått hem för dagen.
Utmaningar och åtgärder
Förvaltning och utveckling av fastigheter kräver samverkan mellan många olika system inom IT och teknik. Som regel är de integrerade med varandra i ett eller flera led. Det gäller allt från drift och datainsamling i fastigheterna till debitering av hyror och ekonomisk redovisning. Till det kommer den IT-utrustning som medarbetarna använder i sitt arbete, som datorer och mobiltelefoner.
Arbetet bestod i att samla in information om detta och dokumentera allting i en molnbaserad plattform för IT-system. Det gällde att bygga upp en struktur och ett format på dokumentationen som var anpassad både till ämnet och målgrupperna. Den senare omfattade allt från erfarna IT-specialister till medarbetare med bara vardagskunskap om datorer och mobiltelefoner.
Det gällde också att länka ihop olika delar av dokumentationen med varandra för att allting bara skulle finnas i en enda originalversion. Målet var att undvika dubbletter och det merarbete som de orsakar vid en uppdatering. Samtidigt minskar det risken för fel som kan uppstå vid användning av inaktuell dokumentation. Med den snabba utvecklingen inom IT- och teknikområdet är det viktiga faktorer att ta med i beräkningen.
Resultat och kundnytta
Med Dokumenteras hjälp är fastighetsbolagets IT-system, integrationer och annan IT-utrustning nu dokumenterade på en plattform där allting hänger ihop. Utöver systembeskrivningar innehåller den också över ett hundratal guider för supporttekniker och användare. Med innehåll och målgrupp som utgångspunkt är de framtagna i text, på video och som flödesscheman. De som riktar sig till användarna är också tillgängliga på bolagets intranät. I praktiken innebär det;
– lättåtkomlig dokumentation
– effektivisering av arbetet
– minskat personberoende
– flexiblare organisation och arbetssätt
– höjd data- och driftsäkerhet