Uppdraget
Dokumenteras uppdrag uppkom i samband med MTMs omlokalisering till Malmö. Från och med den 1:a januari 2020 ska MTM finnas i Malmö och det uppskattas att 95% av arbetsstyrkan kommer avsluta sin anställning fram tills dess.
För att den nya personalen i Malmö ska kunna få stöd i övertagandet av arbetsuppgifterna och i sina nya roller behöver verksamheten dokumenteras och informationen organiseras så att den är tillgänglig och förståelig. Dokumenteras skribenter bistod verksamheten i förändringsarbetet genom att samla in, sammanställa och etablera relevant dokumentation och installera en lagringsyta för hanteringen av detta.
– Utmaningen var att det inte fanns någon helhetsstruktur i dokumentationen. Det behövdes en bättre lösning för säkrandet av dokumentationen istället för att bara lägga upp allt på filservern och det var därför vi valde att ta hjälp av Dokumentera, säger Richard Stones som är Produktionschef på MTM.
Dokumentation och säkerställning av kunskaper
För att säkerställa kunskapen så att den inte går förlorad har Dokumenteras skribenter löpande, genom intervjuer och utskick av mallar, dokumenterat medarbetarnas roller i arbets- och rollbeskrivningar. Syftet med arbets- och rollbeskrivningarna, utöver informationssäkring, var att ge Malmökontoret ett bra underlag för att snabbare komma igång med det operativa arbetet. Dessutom installerades en lagringsyta i plattformen SharePoint för att hantera dokumentationen.
– För personer som anställs är det en trygghet och stabilitet att det finns material relaterat till deras arbete dokumenterat, eftersom de egentligen inte har någon möjlighet att kontakta de medarbetarna som redan slutat, fortsätter Richard Stones.
Resultat och kundnytta
MTM anlitade Dokumentera för att säkra upp medarbetarnas kunskap, innan den nya organisationen i Malmö tar över det operativa arbetet. Det resulterade i en ny dokumentationsstruktur och lagringsyta i SharePoint som bestod av flera dokumentbibliotek, ca 300 arbets- och rollbeskrivningar, användar- och administratörsmanualer och över 5 000 referensdokument.
– Dokumenteras lösning i SharePoint har varit till stor hjälp i arbetet med rekryteringsannonserna, samt att några av de nyanställda bibliotekarierna i Malmö har haft stor nytta av de dokumenterade arbets- och rollbeskrivningarna, säger Richard Stones.
För MTMs räkning innebär resultatet av Dokumenteras arbete att:
- Medarbetarnas kunskaper är dokumenterade och säkrade inför flytten så
att den nya organisationen i Malmö kan komma igång med det operativa
arbetet snabbare. - En användarvänlig lagringsyta finns tillgänglig i SharePoint för att hantera
nuvarande och framtida dokumentation. - HR kan använda den insamlade och lagrade dokumentationen i
rekryteringsarbetet. De kan då identifiera nya roller, slå samman gamla
roller och skapa annonser baserat på detta.
– Det har varit till stor hjälp med en sökbar plattform. Söker man efter något får man mer eller mindre alltid träff på det. Hade vi inte haft det hade det varit svårare för nyanställda att hitta de relevanta arbetsuppgifterna och en jobbigare rekryteringsprocess, avslutar Richard Stones.