Uppdraget
Myndigheten ville förbättra kvalitet och struktur för sin systemdokumentation och skapa en gemensam arbetsmetodik för dokumentationen inom avdelningen för systemförvaltning och systemdrift. Målet var ökad kvalitet, tydlighet, läsbarhet och spårbarhet. På önskelistan stod också minskad arbetsinsats och höjd säkerhet genom entydiga mallar och riktlinjer för hur dokumentationsarbete på myndigheten ska bedrivas.
Utmaningar och åtgärder
Dokumentera började med att kartlägga nuläget och upptäckte snabbt att systemförvaltningen var utspridd i organisationen, det saknades gemensam styrning och att systemdokumentationen varierade både i omfattning och i kvalitet. Vidare saknades riktlinjer för lagringsplatser av dokumentation och en gemensam struktur. För medarbetarna innebar detta merarbete och frustration med minskad tillit till dokumentationen som följd. Myndigheten har dessutom riktlinjer från tillsynsmyndigheter att förhålla sig till. Det var viktigt att både tillgodose behovet av en lättarbetad struktur och process och höga krav på innehållets kvalitet. Under projektets gång beslutade myndigheten att den nya strukturen skulle byggas på den befintliga SharePoint-lösningen. Detta för att spara tid i projektet och snabbt uppnå resultat.
Resultat och kundnytta
Dokumentera tog fram en struktur utifrån verksamhetens behov och ”best practice” där myndigheten kan samla sin systemdokumentation på ett ställe. Här finns mallar, metadata, namnstandard, versionshantering och instruktioner samlade. Därmed är grunden lagd för ökad kvalitet, tydlighet och spårbarhet i myndighetens systemdokumentation. Processen är flexibel och kan appliceras på andra dokumentationsområden.