Risk för kostsamma driftstörningar
Föregående stycke är ett exempel. I praktiken handlar den här frågeställningen inte bara om pensionering, utan även om att förbereda IT-enheten på risken att nyckelpersoner drabbas av långvarig sjukdom eller byter jobb. Om IT-enheten är oförberedd, kan verksamheten drabbas av kostsamma driftstörningar eftersom relevanta kunskaper endast fanns i huvudet på den person som inte längre finns på plats. Till exempel kan det handla om ett specifikt systems kopplingar till andra system. Om personalen saknar detaljkännedom om hur kopplingarna fungerar kan en liten modifikation få oanade följder på andra ställen. Varje minut som en väsentlig IT-funktion ligger nere medför förlorad arbetstid och om en persontimme kostar 700-1000 kr blir det dyrt att vänta på specialistkonsulten som kommer nästa dag.
Men om IT-enheten är förberedd, behöver personalen bara plocka fram rätt dokument och se efter vad som ska göras. Bäst är självfallet att utse en ersättare i god tid men ibland är det inte möjligt. Avgången kan komma hastigt inpå, det kanske inte finns någon som har möjlighet att ta över arbetsuppgifterna eller så kanske det är ett team som ska ansvara för Åkes tidigare arbetsuppgifter. Oavsett behöver man agera snabbt. Här nedan är ett förslag på ett åtgärdsprogram.
Åtgärdsprogram i 6 steg
- Uppdragsutformning: IT-chefen utser en ansvarig person, Lena, som ska se till att Åkes efterträdare får en stabil start genom noggranna förberedelser och dokumentation och ger henne mandat och budget att lösa uppgiften.
- Kartläggning: Lena kartlägger Åkes unika kompetenser, det vill säga det som han, men ingen annan i personalen, vet om IT-systemen och som hans efterträdare måste känna till i detalj för att klara jobbet. Lena klassificerar var och en av de unika kompetenserna som antingen vital, viktig, eller användbar.
- Vital kompetens: Säkerställer kontinuerlig problemfri drift av ITverksamheten.
- Viktig kompetens: Hanterar betydelsefulla ickekontinuerliga insatser, till exempel obligatoriska uppdateringar.
- Användbar kompetens: Annat av betydelse
- Analys: Lena mappar vitala och viktiga kompetenser mot existerande dokumentation för att ta reda på vilka sådana kunskaper som finns endast i Åkes huvud och vilka som finns på ”papper”. (Kategorin Användbara kompetenser tar hon itu med endast i mån av tid.)
- Dokumentering: Utifrån arbetet i punkt 3 dokumenterar Lena och Åke tillsammans hans unika kompetenser i prioritetsordning. Lena organiserar och lagrar dokumentation på ett lättöverskådligt sätt och förbereder ett inskolningsprogram för efterträdaren.
- Rekrytering: Med Lenas insats som grund ställer IT-chefen och HR-enheten samman en kravspecifikation som ska användas i rekryteringen av en ny IT-expert – vad måste Åkes efterträdare kunna och vad bör han kunna. (Vem vet, kanske har Lena blivit mest lämpad för jobbet.)
- Överlämning: Ett par månader före Åkes pensionering anställs efterträdaren och skolas in på jobbet.
Sammanfattningsvis
En organisation behöver bygga skyddsnät kring nyckelroller inom sin IT-verksamhet för att undvika driftstörningar vid personalförändringar vid till exempel pensionering eller plötslig sjukdom. Framförhållning och beredskap, att förbereda sig nu på det som händer om ett år eller två, stävjar driftproblem på sikt. Det är därför som det ovanstående åtgärdsprogrammet bör jämföras med att betala en försäkringspremie.
Tänk dock på den urgamla militära maxim som säger att ”ingen plan överlever kontakten med verkligheten”. Givetvis kommer en framtida överlämning att drabbas av oförutsedda svårigheter, men redan gjorda förberedelser blir i så fall en stabil grund att stå på.
