Behov och målbild
Behov
Kunden hade en lång historik med skiftande nivå på den tekniska dokumentationen på sina anläggningar. Detta gjorde att man fick problem såväl med drift, förvaltning och ombyggnation av anläggningarna. Man hade också svårt att säkerställa tillförlitligheten på dokumentationen på grund av olika nödlösningar, vilket ledde till frustration bland de anställda och ökad risk för driftstörningar.
Målbild
Kunden ville ha en enhetlig, tydlig och komplett dokumentation av ny- och ombyggnationer; den existerande dokumentationen bestämde man att låta vara. Man önskade en lösning som medgav mer automatisering av arbetsuppgifter.
Det slutliga målet var att skapa förutsättningar för en kvalitativ och ekonomisk förvaltning. Den nya dokumentationen skulle minska risker och driftstörningar. Man hade också önskemål om att göra det lättare för projektledarna att kontrollera status på dokumentleveranser och granskningar, helst utan att detta skulle ta tid från de dokumentationsansvariga att sammanställa.
Dokumenteras lösning
Först gjorde vi en kartläggning, för att säkerställa att vi förstått problematiken och kunde lägga en strategi för att bäst tillgodose behovet, och därmed skapa störst värde för kunden. Dokumentera började med att se över kravställningen vid upphandling av entreprenörer. En tydlig kravställning underlättade inte bara för leverantörerna utan även för den egna personalen. Vi möjliggjorde samsyn på kravställning mellan beställare och leverantör, men även internt hos kunden, såväl mellan kollegor på samma avdelning som mellan olika avdelningar.
Upphandlingsunderlaget standardiserades, mallar skapades och rutiner och arbetsprocesser skrevs. Dokumentera la ner mycket arbete på att implementera enhetliga arbetssätt och metoder för att säkerställa leverantörernas efterlevnad av den nya kravställningen.
Resultat
Resultatet av Dokumenteras arbete märktes främst inom kvalitet, ekonomi, arbetsmiljö och konkurrenskraft. Det standardiserade upphandlingsunderlaget gjorde det möjligt att anställa mer junior personal för styrning av dokumentationen, utan att tappa varken tid eller kvalitet. De tydliga gränsdragningarna mellan avdelningarna gjorde att alla visste vem som ansvarade för vad; de kunde därmed lättare gå till rätt person för hjälp och hade möjlighet att eskalera en fråga.
Den tydligare kommunikationen med leverantörer resulterade i större leveranssäkerhet och färre förseningar och risker. Man fick också mycket lättare att kontrollera progressen i varje projekt. Den nya kravställningen ledde också till färre konflikter och att fler dokument kunde godkännas vid första granskningen, vilket resulterade i kortare projekttider.
För personalen var det kanske i den dagliga arbetsmiljön den största skillnaden låg. Stress, frustration, osäkerhet och dubbelarbete minskade och samarbetet mellan avdelningar ökade. Man fick en minskad personalomsättning och som bonus blev teknikresurserna tacksamma över att deras administrativa arbetsuppgifter minskade, så de kunde ägna sig åt sitt teknikområde istället.
Man blev med tiden en högt värderad kund eftersom förväntningarna var tydliga från start och man inte behövde räkna in lika stora risker i sitt anbudspris. När konflikterna minskade ökade förtroendet och man uppnådde bättre relationer med sina leverantörer.
Sammanfattning
Sammanfattningsvis kan man slå fast att det fanns ett tydligt behov, och att frågeställningen berörde flera olika funktioner, vilket krävde en omfattande kartläggning. Man gjorde en långsiktig satsning och fick både direkta och långsiktiga vinster. Målet var att höja kvaliteten och minska riskerna, vilket man också gjorde, samtidigt som man såg positiva effekter av arbetet på många andra håll i organisationen, långt efter att uppdraget var avslutat.
