Det som en gång var olika verktyg – ett intranät, dokument i olika mappar, verksamhetens telefonbok och olika interna databaser – börjar allt mer
integreras och växa ihop. Utvecklingen har gått från intranät till webbportal och vidare till komplett digital arbetsplats för medarbetarna.
Historiskt sett var ett intranät ett verktyg där kommunikationsavdelningen publicerade företagsnyheter och där interna handböcker och rutiner fanns publicerade och sökbara. När webbportalerna slog igenom fick nyhets- och informationssidorna sällskap av länkar till interna verktyg och databaser, telefonbok, kanske kommentars- och chattfunktioner.
Allt arbete sker på samma ställe
Idag talar man ofta inte om intranät utan om medarbetarens digitala arbetsplats. Där ryms allt som fanns i portalen, men även behörighetsstyrda
projektrum och samarbetsytor med skräddarsydd funktionalitet. Nästan allt digitalt arbete som medarbetaren utför under arbetsdagen sker på
samma ställe.
Det här ställer nya frågor om hur innehållet i den digitala arbetsplatsen ska presenteras, struktureras och förvaltas. Vem har det övergripande ansvaret och ägarskapet? Vilket innehåll ska vara styrt till alla medarbetare, och vad ska medarbetarna kunna styra över själva? Hur ska innehållet hållas kvalitetssäkrat och uppdaterat – det vi kallar för livscykelhantering – när det är utspritt på informationssidor, dokumentbibliotek, projektytor och i chattfunktioner?
Bra och dåliga digitala arbetsplatser
På en bra digital arbetsplats har rätt medarbetare tillgång till rätt information och rätt verktyg. Det är lätt att hitta, innehållet är pålitligt och uppdaterat, och mallar för ytor, sidor och dokument är behovsanpassade och användarvänliga. En bra digital arbetsplats stärker arbetsgivarvarumärket och bidrar till effektivitet och kunskapsdelning inom verksamheten.
En dålig digital arbetsplats är svåröverskådlig, har otillräcklig sökfunktion och problem med vem som är behörig till vilken information. Informationen är inte kvalitetssäkrad och dåligt uppdaterad, vilket leder till att medarbetarna inte litar på den. Medarbetarna har heller inte fått
verktyg och utbildning så att de kan nyttja de möjligheter som den digitala arbetsplatsen erbjuder. Det sänker arbetsgivarvarumärket och är negativt för effektivitet och kunskapsdelning i organisationen.
Tips för att lyckas med den digitala arbetsplatsen
Hur ska man då tänka för att få till en så bra digital arbetsplats som möjligt
för medarbetarna? Här kommer några tips att ta fasta på:
• Fastställ målsättningen med den interna digitala arbetsplatsen, och förankra målet och ägarskapet på ledningsnivå inom företaget. Den digitala arbetsplatsen är inte en IT-fråga eller en kommunikationsfråga, utan en central verksamhetsfråga.
• Analysera vilka behov varje målgrupp har, och utforma den digitala arbetsplatsen utifrån det. Gör en avvägning – vilket innehåll ska vara tillgängligt för alla, vad ska vara behörighetsstyrt, vad ska vara obligatoriskt och vad ska vara möjligt att välja.
• Skapa ett regelverk för hur allt innehåll ska hållas kvalitetssäkrat och aktuellt. Det sker enklast genom krav på ett personligt ägarskap för alla
informationssidor, dokument, projektytor och samarbetsytor, med krav på revidering eller utrensning/arkivering av det som inte längre håller måttet.
• Se till att medarbetarna får de verktyg och den utbildning de behöver för att kunna nyttja funktionaliteten och de möjligheter som den digitala
arbetsplatsen erbjuder. Bra mallar för ytor, sidor och dokument är exempel på verktyg som behövs. För att rätt medarbetare ska kunna ha
åtkomst till rätt innehåll vid rätt tidpunkt krävs också ett välfungerande behörighetssystem som stödjer sig på data om vem som jobbar var i realtid.
• Arbeta aktivt med att göra det lättare att hitta informationen. Även ganska små förbättringar kan upplevas mycket positivt av medarbetarna.
Det kan till exempel handla om att ta fram verksamhetsanpassade sökfilter, utbilda medarbetarna i sökmetodik eller att städa bort inaktuell information som skymmer sikten från det som medarbetarna söker.
Vad menar vi med dokumentation?
När vi pratar om dokumentation och teknisk information spänner det över en enorm bredd: från dynamiska driftmanualer för operatörer av storskaliga komplexa system, till visuella steg-för-steg-instruktioner för enklare konsumentprodukter, till användarguider för mjukvara, eller policy- och processbeskrivningar och så vidare. Oavsett format och sammanhang är det centrala syftet detsamma – att snabbt och effektivt hjälpa mottagaren att lösa en specifik uppgift.
Sammanfattningsvis
Sätt ett mål för den digitala arbetsplatsen. Förankra ägarskapet för den digitala arbetsplatsen i företagsledningen. Analysera verksamhetens behov och skapa regelverk för hur innehållet ska kvalitetssäkras. Se till att varje yta, sida och dokument har en ägare som ansvarar för fortlöpande kvalitetssäkring av innehållet. Utbilda medarbetarna, och ge dem verktyg i form av lättanvända mallar. Fortsätt att utveckla plattformen med särskilt fokus på sökfunktionen.
Låter det svårt? Ta hjälp av Dokumenteras erfarna konsulter. Vi kan hjälpa till med allt från behovsanalysen till att skapa riktlinjer för livscykelhantering av informationen, sätta informationsstrukturen och skriva manualer och utbildningsmaterial för innehållsredaktörer och medarbetare. Välkommen att kontakta oss!
