1. Bestäm textens syfte
Nästan alla texter som skrivs har ett syfte. Romanens syfte är att underhålla och förströ, reklamtextens syfte är att få oss att handla mera och lagtextens syfte är att tydliggöra vad som är tillåtet och vad som är olagligt. De texter vi skriver i arbetslivet har oftast som syfte att läsaren ska få veta något eller att läsaren behöver göra något. Syftet med den här texten är till exempel att du som läser den ska lära dig några tips som gör att du kan skriva bättre texter i yrkeslivet.
När du bestämt textens syfte är det mycket lättare att formulera innehållet i texten, med den fakta och de budskap som behöver vara med. Vilket jobb är det texten ska göra?
2. Skriv för läsaren
Om du inte kommer ihåg någonting annat av den här texten så lägg åtminstone de här tre orden på minnet: Skriv för läsaren! Tänk igenom vad läsaren befinner sig i för situation och vad denne har för förkunskaper. Använd din fantasi! En klassisk tumregel är att inte underskatta läsarens intelligens, men att inte överskatta läsarens förkunskaper. Undvik facktermer som läsaren inte kan förväntas förstå, avstå från förkortningar som kanske är självklara för dig men inte för läsaren.
Om inte den som ska ta emot budskapet förstår din text så har du faktiskt skrivit den alldeles i onödan. Då gör den inte sitt jobb. Se därför upp så att du inte skriver så att chefen eller uppdragsgivaren blir nöjd, men så att du ändå får en text som inte når fram till den tänkta läsaren.
3. Börja med det viktigaste
De flesta läsare har ont om tid. Särskilt på jobbet. De vill snabbt hitta den information de behöver i texten du skriver. Kalla det ingress eller sammanfattning eller inledning – det du skriver i början på din text är det som läsaren kommer att ta till sig allra först. Där behöver du kortfattat få fram ditt allra viktigaste budskap.
Bakgrunden kan du spara till längre fram i texten, eller helt utesluta. Din läsare är mer intresserad av beskrivningen av hur den nya prylen fungerar än av problemen med den tidigare lösningen och hur ni i projektgruppen resonerade när ni tog fram lösningen.
4. Tala direkt till din läsare
Var du med din läsare. Då känner läsaren att du vänder direkt till honom eller henne. Detta gäller i synnerhet om du förmedlar någon form av instruktion, checklista eller manual. Vem vill bli tilltalad i tredje person (“medarbetaren ska, kunden behöver”) i en lathund? Eller med ett anonymt “man” gör si eller så?
Var vaksam så att du är konsekvent med du-tilltalet genom hela texten. När du talar direkt till din läsare så får du på köpet ett enklare och ledigare språk.
5. Håll dig kort
Det var det där med att läsaren ofta har ont om tid. Försök därför att disponera din text så att du inte behöver upprepa dig. Du behöver oftast inte berätta samma sak två gånger. Använd istället grafiska hjälpmedel för att hjälpa läsaren hitta snabbt i texten. Mellanrubriker och punktlistor är bra sådana hjälpmedel.
Trassla inte in dig i för långa meningar. Om du läser igenom en text som du tidigare skrivit så märker du ofta att du kan dela upp dina långa meningar i åtminstone två.
6. Subjektet i satsen
Hjälp, nu börjar hon prata grammatik! Lugn, jag ska strax förklara. Subjektet i satsen är den person som gör något i en sats. Jag skriver, du läser – vi är båda subjekt i varsin sats. I väldigt formella, onödigt krångliga satser så saknas ofta subjektet. Texten skrivs, texten läses, men av vem?
Det här blir otydligt och faktiskt ibland lite fegt. I alla fall när det används för att grumla till vem det är som egentligen har ansvaret för något. Skulle du inte också bli misstänksam om du läste en mening som började med “Det har beslutats”? Vem är det som fattat beslutet?
Meningar med subjekt är dessutom mer lättlästa.
7. Rätt rubrik är halva grejen
Mejl har en ämnesrad. Böcker har en titel. Dokument har ett namn. Alla är de en form av rubriker – två-tre ord som sammanfattar innehållet i texten, styr läsaren rätt och väcker intresse. Det är värt att lägga ner lite tid på rubriken. Den avgör ofta om din text blir läst eller inte, och om läsaren hittar din text till exempel via datorns sökmotor.
Oftast finns det något riktigt nyckelord i texten som behöver finnas med i rubrikraden. Men det räcker inte alltid. Man brukar skilja på överskrift och rubrik. Överskrift är något som bara säger vilket ämne det handlar om, medan rubriken ger mer information om syfte och budskap i texten. “Skrivtips” hade kunnat vara en överskrift för den här texten. Istället har den rubriken “10 tips för att skriva bättre texter”. På samma sätt är “Ny skrivare” en överskrift, medan “Lathund för vår nya skrivare” är en rubrik.
8. Rätta stavfelen
När din läsare ser din text så vill du att han eller hon tar till sig innehållet. Inte att vederbörande fastnar på meningsbyggnadsfel eller irriterar sig på felstavningar. Felen kan ta fokus från de budskap du vill föra fram, och göra texten mindre trovärdig. Om du inte ens bemödat dig om att stava rätt, varför ska läsaren då lita på att du varit noga med att återge fakta korrekt i texten?
Alla hade inte toppbetyg i stavning i skolan. Idag finns det dock så pass lättillgängliga och bra hjälpmedel att det inte är någon ursäkt för att lämna ifrån sig illa stavade texter. Rättstavningsprogrammen i Office-paketet och motsvarande ger utmärkt stöd för att rätta till de flesta misstag. Använd dem!
9. Sov på saken
Ibland kör man fast. Texten blir inte bra hur du än ändrar och stuvar om. Då kan det bästa vara att låta den vila en stund. Gör något annat resten av arbetsdagen och ta fram texten igen i morgon bitti. När du sovit på saken kan det klarna. Plötsligt ser du vad du borde stryka eller lägga till.
Ibland räcker det med att gå på lunch för att få den rätta distansen till texten.
10. Låt någon annan läsa
Du är inte alltid bäst på att se dina egna tankevurpor eller på att korrekturläsa det du själv skrivit. Det är därför alltid en god idé att be en kollega att läsa igenom det du skrivit och lämna synpunkter. Gärna någon som själv inte är lika insatt i ämnet du skrivit om som du själv.
Till sist…
Att skriva är ett hantverk. Övning ger färdighet. Det bästa sättet att bli en god skribent är att skriva mycket. Det näst bästa är att läsa mycket.
