Är du osäker på om du har rätt version av dokumentet?

Emanuela Pedrocco
  • Emanuela Pedrocco

Upp med en hand om du nån gång hört en variant av den här ordväxlingen: "Är det här senaste versionen av systemmanualen? Jag hittade den på filservern i mappen med leveransdokument." "Ah, letade du där! Nej, den mappen var det länge sen vi använde, det var Bosse som brukade spara sina dokument där. Numera har vi alla manualer på wikin." Känner du igen dig?

Låter ovanstående fullständigt obekant så hör du till de lyckliga få. På de flesta arbetsplatser är det en utmaning att lösa frågan om hur och var all information ska sparas. Det är lätt hänt att samma information sparas på flera ställen, ofta beroende på att det vuxit fram parallella rutiner för att hantera information i olika delar av företaget.

Det kan också vara så att information sparas på ställen som alla medarbetare inte har tillgång till, vilket ofta leder till att informationen reproduceras i flera snarlika versioner. I värsta fall ligger viktig information lokalt sparad på en enskild persons dator, och om det inte fångas upp medan personen fortfarande finns kvar på företaget kan det betyda många timmars extra jobb för andra i företaget. Föreställ dig exempelvis det här scenariot (som av en händelse drabbade mig nyligen): en enda liten bokstav ska ändras i en produktionsmiljöskiss, och om du hade haft tillgång till den redigerbara originalbilden skulle du ha fixat det på max en minut. Men nu har du inte det, utan måste göra om hela bilden från grunden. Det tar betydligt längre tid än en minut.

Genom att samordna informationshanteringen och se till att all relevant information bara finns på ett ställe finns det stora vinster att göra:

  • Det sparar tid när medarbetare slipper leta efter rätt information.
  • Det minskar osäkerheten kring om det är rätt version på den information man hittar.
  • Det minskar risken för att arbete baseras på felaktiga premisser (vilket kan få till följd att resultatet missar målet och kvaliteten påverkas).
  • Det minskar behovet av lagringsutrymme.

– Ok, tänker du. Det här låter ju vettigt. Men hur gör man för att fixa det?

Ja, det är inte är en helt lätt nöt att knäcka. Men det går! SVOT - Single Version of the Truth - är ett koncept som utgår från tanken att kunskapen inom en organisation ska baseras på information från samma källa. Ett första steg brukar vara att se över och dokumentera alla arbetsprocesser. Det låter kanske jobbigt men redan där har man vunnit mycket. Genom att ha väldokumenterade processer ökar samsynen och kunskapen bland medarbetarna, och startsträckan för nyanställda blir mycket kortare.

Vill du veta mer om SVOT och hur du kan göra för att ta kontroll över ditt företags informationshantering? Kent-Ove Lindström, en av våra seniora konsulter, har skrivit en läsvärd artikel på ämnet med rubriken ”Sluta leta – samla dokumentationen”.