Hitta rätt dokument med hjälp av metadata

Eva Jangö
  • Eva Jangö

Finns i sjön. Så kallar ofta medarbetare de gemensamma lagringsytorna för organisationens dokument. Det är ett tecken på att allt för många medarbetare lägger allt för mycket tid på att leta efter rätt fil. Lösningen är att förse dokumenten med den rätta uppsättningen metadata.

Kärt barn har många namn. De nyckelord vi fäster på dokumenten för att kunna strukturera och kategorisera informationen kallas för taggar, etiketter, attribut eller metadata. Oavsett vilken beteckning vi använder så är det här inget nytt fenomen. 

I den analoga eran använde vi pärmetiketter och pärmregister för att skapa struktur och kunna hitta bland pappersdokumenten. När dokumenten tog steget in i persondatorerna fick vi automatiskt en ny uppsättning attribut knutna till de digitala filerna: uppgifter om filtyp, filstorlek och datum för senaste ändring av dokumentet.

Möjlighet att filtrera fram rätt dokument

Det fiffiga med dokumenthanteringssystem som exempelvis SharePoint eller Confluence är att organisationen kan skapa sin egen struktur för etiketter och attribut där. Det går sedan att göra smarta filtrerade utsnitt ur dokumentsamlingen. Ett och samma dokument kan samtidigt visas upp i olika så kallade vyer, vilket skapar anpassade sökvägar för olika ändamål.

Vi tar ett exempel. Säg att du har en instruktion för hur medarbetare får använda sin bärbara dator. Det dokumentet skulle kunna visas i en vy riktad till nyanställda, plus i en vy som handlar om informationssäkerhet, och dessutom i en vy som handlar om företagets it-lösningar. Det är metadata som styr visningen av dokumentet till de olika vyerna.

Investering för framtiden

Det som krävs för att få det här att fungera är att organisationen investerar lite tid i att få strukturen och det nya arbetssättet på plats. Se arbetet just som en investering som gör att ni sedan kommer att slippa lägga lika mycket tid på improduktivt letande. Ännu viktigare är att ni slipper riskera dubbeljobb i form av nya dokument som upprättas bara för att det gamla var svårt att hitta. Ett dubbeljobb som dessutom medför en säkerhetsrisk - för hur ska någon senare kunna veta vilket av dokumenten som är den senaste, korrekta versionen?

Det här är frågor ni behöver besvara om ni vill få bättre struktur på era dokument med hjälp av metadata:

  • Vilka olika ämnen delar ni in er dokumentation i? Definiera dem så träffsäkert som möjligt men se till att de inte blir för många. Ämnena blir den översta kategorin i taggningen, till exempel “produktområde” eller “ansvarig enhet”.
  • Vilka etiketter eller taggar ska finnas inom varje ämne? Ska det vara ett antal fastlagda alternativ att välja mellan, eller ska det gå att fylla i egna ord i fritext? Det finns fördelar och nackdelar med båda lösningarna. Med fasta valbara alternativ slipper ni risken att dokumenten taggas med olika böjningar eller stavningar av samma ord. Men det blir samtidigt lite mindre flexibelt.
  • Ska det vara obligatoriskt att fylla i taggar för alla ämnen när man skapar eller laddar upp ett dokument, eller ska vissa vara frivilligt att använda?
  • Ska det gå att välja flera svarsalternativ inom något ämne?

När ni har besvarat de här frågorna har ni möjlighet att sätta upp dokumentbibliotek med sökfilter och anpassade vyer som gör det väsentligt lättare för medarbetarna att hitta bland dokumenten.

Visa på nyttan med metadata

En viktig punkt inför lanseringen är att förankra den nya dokumentstrukturen och arbetssättet hos medarbetarna. Taggningen av dokument kan upplevas som en extra arbetsuppgift för den som inte har sett och förstått nyttan i nästa led. Det behövs därför enkla lathundar över hur taggningen går till, och kommunikation som visar möjligheterna att filtrera och få skräddarsydda vyer.

Sammanfattning

Det är vanligt att medarbetare upplever att det är svårt att hitta på gemensamma lagringsytor för dokumentation. Det blir en tidstjuv som även riskerar att leda till onödigt dubbelarbete. Lösningen är att förse dokumenten med en uppsättning nyckelord, så kallade metadata eller taggar. Med hjälp av dem kan dokumenten filtreras och presenteras i skräddarsydda vyer. Se arbetet med att skapa strukturen med fasta ämnesområden och valbara taggar som en investering, och glöm inte att förankra det nya arbetssättet hos medarbetarna med hjälp av kommunikation och utbildning. Känns projektet oöverstigligt så ta hjälp av Dokumenteras experter på informationsstrukturer och dokumentation.