Pusha ut dokumentationen för snabbare införande

Eva Jangö
  • Eva Jangö

Den nya riktlinjen är publicerad, dokumentationen för produkten är uppdaterad och den nya processbeskrivningen är på plats. Ändå används den inte i organisationen. Orsak: medarbetarna vet inte om det. Lär dig om hur du kan gå till väga för att berätta det för dem, och läs om skillnaden mellan pull- och pushinformation i den här artikeln.

Inom kommunikation använder man sig ibland av begreppen pull och push. Båda handlar om sätt för att ta till sig information. Men logiken skiljer sig åt.

Pull – när initiativet ligger hos mottagaren

Pull är all information som du som användare tar initiativ till att söka upp. Det kan vara manualen du slår i för att se efter hur du byter lampor i bilen, när du söker i Google maps eller för att hitta var hotellet du ska till ligger och hur du tar dig dit, eller när du letar i telefonappen efter när nästa buss gå. Det är du själv som vet vad det är du letar efter och du gör det när du behöver informationen.

I arbetslivet är stora mängder av den information som vi publicerar just pull-information. Vi dokumenterar arbetsmetoder, riktlinjer och processer, vi upprättar manualer, genomför utredningar och gör analyser – allt för att vi själva och våra kollegor framöver ska kunna söka upp informationen och använda sig av den. Om dokumentationen är välgjord så har den utformats efter användarens behov, den är lätt att hitta och det finns rutiner för hur den skapas, lagras och uppdateras.

Push – när initiativet kommer från sändaren

Push är något annat. Det är den information som du tar emot utan att du själv sökt efter den. Initiativet kommer från den som sänder informationen, inte från dig som får den. Nyheten om att matsalen höjer lunchpriserna, SMS:et från dottern som vill bli hämtad vid simhallen och mejlet från grannarna om grill- partyt på lördag är alla exempel på push-information. Du vet inte om att du kommer att få informationen eller när den kommer att dyka upp. Men det är information som du behöver ha.

Även i arbetslivet använder vi oss av push-information. Din mejlkorg är för- modligen full av information som någon tycker att du borde ha. På veckomötet redogör chefen för organisationsnyheter och orderläge, och på intranätets startsida läser du de senaste nyheterna om det där spännande projektet som är på gång. Allt det här är push-information som du får höra eller får sänt till dig digitalt utan att aktivt sökt efter den.

Pusha ut nyheten om din dokumentation

Det är här ditt arbete med din nya dokumentation kommer in i bilden. Genom att ta hjälp av push-information sprider du kännedom om dokumentationen och den börjar användas i enlighet med sitt syfte. Medarbetare går knappast in på lagringsplatsen för styrande dokument dagligdags för att se efter om det till äventyrs finns någon ny riktlinje som berör dem. Men om de läser på intranätets nyhetstjänst om riktlinjen, om chefen tar upp det i sitt veckobrev eller pratar om det på avdelningsmötet blir effekten en helt annan.

Utgå från målgruppen när du väljer kanal

Här kommer fem tips om hur du kan gå till väga för att pusha ut din information:

  • Tänk igenom vilka det är som behöver känna till det som står i dokumentet. Är det bara ett litet fåtal eller är det alla i företaget? Behöver de ingående kunskap, eller räcker det med mera översiktlig information? Vilka förkunskaper i ämnet tror du att de har, och i vilken arbetssituation behöver de använda din dokumentation? Svaren på frågorna styr hur du väljer att utforma din push-information.
  • Välj den kanal/de kanaler som passar bäst för dem du vill nå med din push. Intranätet är ett uppenbart förstahandsalternativ, eftersom där normalt finns lagringsytor för både pull och push. Då kan du kortfattat informera om det nya dokumentet i intranätets nyhetskanal (push), och i din nyhet länka direkt till platsen där dokumentet finns lagrat (pull). Den som läser din nyhet och vill ha djupare information kan då enkelt klicka sig vidare.
  • Chefer är viktiga informationskanaler som oftast har hög trovärdighet. Om du kan få cheferna för de medarbetare som berörs att berätta om riktlinjen, processen eller vad det nu är som ditt dokument innehåller så är det mycket värt. Detta oavsett om det sker via avdelningsmöten eller via ett digitalt veckobrev. Hjälp cheferna genom att ta fram ett underlag – ett par presentationsbilder till mötet, eller en kort text (inklusive länk till själva dokumentet/dokumentlagringsplatsen) som kan användas i veckobrevet.
  • Om dokumentet du tagit fram betyder att medarbetare behöver ändra arbetsrutiner eller förhållningssätt på ett mer avgörande plan kanske det krävs en riktig utbildning. Det kan vara i traditionell form eller en e-utbildning. Praktiska aspekter och mottagarnas behov får styra upplägget.
  • Glöm inte det enkla. Varför inte börja med att mejla ut en länk till dokumentet till nyckelpersoner som kan vara ambassadörer för dokumentationen? Eller, om det är en riktlinje som alla på kontoret behöver ta till sig, sätt upp lappar vid kaffeautomaten eller i hissen?

Sammanfattningsvis

Dokumentation fyller sitt syfte först då det finns förutsättningar för att den ska komma till användning. En viktig förutsättning är att medarbetarna faktiskt känner till att den finns. Det gäller inte minst för exempelvis nya riktlinjer, användarinstruktioner eller produktfakta. Genom att kombinera din dokumentation med aktiv information till de medarbetare som berörs enligt principen pull & push får du ett mycket bättre genomslag. Utgå från målgruppens behov och använd de kanaler som passar bäst för dem du vill nå.