Så räddar du dina system med teknisk dokumentation vid pensionsavgångar

Rickhard Johansson
  • Rickhard Johansson

Många företag har personer som kan allt i sin genre. En person som ofta är högt värderad eftersom ingen annan skulle kunna göra just det hen gör. Du kanske känner igen typen. Det är någon som företaget skulle ha svårt att ersätta eftersom hen har all sin kunskap i huvudet och det är svårt att skapa sig en helhetsbild av personens arbetsuppgifter. Men vad händer då när personen i fråga ska lämna sin post? Kanske har åldern hunnit ta ut sin rätt och det är dags att gå i pension? Detta är långt ifrån ovanligt och du har förmodligen varit med om det förut. Dokumentera har tips på åtgärder som minskar risken för driftstörningar i samband med personalförändringar.

Att ha en person som kan allt om exempelvis IT på företaget kan vara guld värt. En person som man alltid kan konsultera om något är fel eller när det är något man inte förstår sig på. Men när det är dags att ersätta personen, märker man att det inte är så lätt som att bara sätta nästa person på posten. Ibland kan det till och med vara så att man inte inser hur pass mycket den här personen gör och kan förrän det är dags att hitta någon ny.

Att förbereda exempelvis en IT-avdelning på att en nyckelperson kommer att försvinna är av stor vikt för att undvika kostsamma driftstörningar och onödiga tidsförluster. Det bästa är så klart att utse efterföljaren i god tid och på så vis förbereda för ett byte. Men det är inte alltid möjligt att förutse när någon kommer att försvinna, och om och när det väl händer gäller det att kunna agera snabbt.

Personalförändringar kan som sagt betyda förluster både i tid och ekonomi. Därför är det bra att skapa sig ett skyddsnät utifall något oförutsett skulle ske. Ett skyddsnät skyddar även mot eventuella driftproblem framöver. Genom att kartlägga, analysera och dokumentera nyckelpersonens arbete kan man skapa sig bra förutsättningar för att klara av oförutsedda förändringar i personalen och därmed en grund till ett bra skyddsnät.

Du kämpar kanske med liknande problem just nu, har haft liknande problem förr eller är helt enkelt oroad för att det ska ske. Du är inte ensam och vi känner till problemet väl. Därför har Per Grahn-Möller, senior teknisk skribent på Dokumentera, skrivit en artikel om hur du kan gå tillväga  för att bygga upp ett skyddsnät och minimera riskerna för kostsamma och tidskrävande problem vid personalförändringar.