Vad är transformation?
Transformation är en omfattande omställning på ett företag. Omställningen innebär oftast stora samordnade förändringar i struktur, kultur, arbetssätt och strategi. Detta medför en stor förändring för samtliga medarbetare och då är det viktigt att man, för att lyckas med förändringsarbetet, ser till att alla har rätt information och, att rätt dokumentation finns vid rätt tidpunkt.
Därför krävs transformation
– Nya standarder och direktiv måste efterlevas.
– Digitalisering ändrar förutsättningar och spelregler för hur organisationer bedriver sin verksamhet.
– Växande behov av att arbeta effektivt och säkert oavsett plats och enhet.
– Integrering av ny teknik.
Skillnad mellan transformation och förändring
Transformation blandas ofta ihop med förändring. Dessa begrepp är snarlika men innebär inte riktigt samma sak. En förändring kan vara av olika storlekar. Att alla medarbetare får en ny musmatta blir en förändring men har ingen större inverkan på organisationen eller arbetssätt.
Om företaget däremot ska övergå från egen drift till molntjänster ger det flera konsekvenser. Det innebär ett helt nytt sätt att spara och hitta information och kräver en upplärningsfas av medarbetarna. I ett sådant fall sker en transformation. Skillnaden mellan förändring och transformation är alltså komplexiteten i förändringen och på hur förutsägbart utfallet är.
Förändring möter motstånd
Transformation kan vara nödvändigt för att ett företag ska bli framgångsrikt men möter ofta stort motstånd. När det är dags för en förändring har ofta de i chefsposition bearbetat förändringen under lång tid. Man har tittat på olika alternativ, diskuterat sinsemellan och har en tydlig bild av varför det krävs en förändring. Ett vanligt fel är att medarbetarna inte får samma möjlighet att förstå och acceptera förändringen vilket leder till stort motstånd.
Genom att tidigt engagera samtliga medarbetare i förändringen, får alla samma tid till att bearbeta transformationen. Dessutom kan medarbetarna ha värdefulla insikter och idéer som kan hjälpa till på vägen. Ladda gärna ned vårt white paper om du vill läsa mer om hur du kommunicerar förändring på rätt sätt.
Låt det ta tid
I en omvärld där förändring sker allt snabbare, måste man hålla hastigheten i förändringsarbetet. Dels för att undvika att konkurrenter springer om, men också för att erbjuda den moderna arbetsmiljö som medarbetare förväntar sig.
Man måste dock tänka på att transformation tar tid och underskattar man den processen kan det ge konsekvenser. Att göra annorlunda kan till att börja med kännas läskigt. Man måste säkerställa att alla bitar finns på plats och att medarbetare får en bra onboarding i det nya arbetssättet. Om alla får tid att bearbeta informationen i lugn och ro underlättar det processen.
Att dokumentera under transformation
Tänk dig att en organisation ska skaffa ett nytt IT-system. Detta innebär flera processer, kravspecifikationer ska skrivas, avtal ska kontrolleras och när det nya systemet är på plats ska alla medarbetare utbildas och informeras. Detta kan låta enkelt men sanningen är att införande av nya system ofta misslyckas. Men vad beror det på? Ofta är en del av svaret att den tekniska dokumentationen är bristfällig.
Tid och resurser. Dokumentationen är ack så viktig men blir ofta nedprioriterad, eller till och med helt bortprioriterad.
Standarder och direktiv. Ofta kräver man idag att tjänsteföretag uppfyller de krav som ställs i kända standarder, som exempelvis ISO 27001 för informationssäkerhet. Det är viktigt att man vet vilka standarder som gäller för sitt arbete då de ofta innehåller krav på vilken dokumentation som ska finnas med. Om du hanterar personuppgifter måste du dessutom ta hänsyn till GDPR. Innan ni påbörjar ett förändringsarbete bör ni ta reda på vilka standarder och direktiv som påverkar det arbete och den förändring ni ska genomföra.
Det ska vara lätt att göra rätt. Det är meningslöst att införa ett nytt system om medarbetarna inte vet hur det ska användas på bästa sätt. Ge medarbetarna rätt förutsättningar genom en bra och sökbar dokumentation. Om manualer och instruktioner är svåra att förstå eller hitta kommer de med stor sannolikhet inte följas. Det är viktigt att information till olika användargrupper är utformade på ett sådant sätt att den aktuella gruppen har lätt att ta till sig informationen. Detta innebär att språk, terminologi och medium för informationen kan ha en avgörande inverkan på hur väl den tas emot.
Sammanfattning
Att genomgå transformation är ibland nödvändigt. Det är ofta ett sätt för en organisation att effektivisera sitt arbete och spara pengar. Genom att göra ett noggrant arbete och engagera alla i processen ökar möjligheten till ett lyckat förändringsarbete.
Om Dokumentera
Dokumentera är ett ambitiöst och växande konsultbolag specialiserat på att skriva, analysera och organisera information och teknisk dokumentation. Vi gör våra kunders information och tekniska dokumentation lättillgänglig och begriplig. Vi hjälper våra kunder att beskriva vad de säljer samt hur de fungerar internt som företag och organisation. Det omfattar allt från produkter och tjänster till IT-system, intern styrande dokumentation samt att skapa en effektiv informationshantering. Vi arbetar som tekniska skribenter, content managers, projektledare och dokumentsamordnare och kan bistå i hela processen från förstudie och analys till produktion, kvalitetssäkring och utbildning.
Sedan Dokumentera startade sin verksamhet 2007 har vi hjälpt ett stort antal nöjda företag och organisationer i olika branscher med kvalitativ dokumentation för både internt och externt bruk. Läs mer om våra tjänster här eller slå en signal till Henrik Rehmberg, tel 0709-727 337 så berättar han mer.