Dokumentsamordning

Vad är Dokumentsamordning?​

Dokumentsamordning är planering, struktur, kravställning, leveranskontroll, granskning, godkännande och lagring av dokumentation i större projekt där anläggningar, infrastruktur eller industri ska byggas ut eller om. Det handlar om att kontrollera dokumentationsflöden för att se till att allt material som hanteras följer de riktlinjer och regelverk som är uppsatta. Dokumentsamordning säkerställer även att den dokumentationen som finns tillgänglig inom organisationen innehåller aktuell, pålitlig och formellt godkänd information. Dokumentsamordnar-rollen kan ha olika benämningar beroende på bolag och bransch. Några av de vanligare är dokumentationsansvarig, dokumentationsadministratör (eller dokumentadministratör), document controller och datasamordnare. 

Varför är dokumentsamordning viktigt?

Den säkerställer leveransen

Stora projekt och kundleveranser kombineras ofta med krav på leveranser av en stor mängd dokumentation. Några vanliga problem är att projekten ofta inte vet vilken dokumentation som ska levereras, hur den ska vara utformad (namngivning, numrering, kravnivå på driftinstruktioner m.m.) eller att de inte lyckas med att löpande kvalitetssäkra dokumentationen, vilket resulterar i stora avvikelser eller direkta brister med långa och kostsamma projektavslut som följd. Effektiv dokumentsamordning hjälper då till att etablera processer inom organisationen som säkerställer väl fungerande framtagning, kvalitetssäkring, versionshantering, numrering och, följaktligen, den slutliga leveransen av dokumenten.

Den etablerar processer för granskning och godkännande

Granskning och godkännande är avgörande vid dokumentationsleveranser för att kvalitetskraven ska kunna uppnås. Alltför ofta saknar projektet eller avdelningen rutiner för detta vilket leder till att dokumentationen blir eftersatt, opålitlig och otillräcklig. Effektiv dokumentsamordning garanterar att innehållet i levererat material granskas gentemot fastslagen dokumentationsstandard och säkerställer kvalitet, omfattning och detaljgrad. Den säkrar också att det finns en process och en person som godkänner dokumentationen innan den lämnas över och levereras till förvaltningsorganisationen.

Den säkerställer korrekt lagring och förvaltning

När dokumentationen har levererats samt blivit godkänd ska den lagras och förvaltas av organisationen under en längre period. Det är vanligt i stora projekt som berör anläggningar av olika slag att dokumentationen till stor del består av ritningar. Ett vanligt problem är att det inte går att hitta eller tar för lång tid att hitta de relevanta ritningarna eller dokumenten som underhållsorganisationen behöver för att snabbt kunna utföra felsökningar och underhåll på ett korrekt sätt. Det beror ofta på att det inte tidigare har funnits några rutiner eller processer för namngivning eller mappning av dessa dokument mot systemet eller lagringsytan.

Effektiv dokumentsamordning säkerställer lagringen och den framtida förvaltningen genom att dokumenten namnges och mappas på korrekt sätt, att de är lätta att hitta och att personalen får nödvändig utbildning så att de vet hur de ska gå tillväga för att söka och hitta relevant information i systemet eller lagringsytan. 

Den effektiviserar projekten

För att effektivt driva stora projekt med stora mängder dokumentation måste projektorganisationen eller verksamheten upprätta regler, rutiner och processer för det ingående och utgående flödet av dokumentation. Det är ingen lätt uppgift och görs ofta på fel sätt eller prioriteras bort, vilket resulterar i eftersatt, opålitlig och otillräcklig dokumentation med stora brister och avvikelser, samt långa projekt som varken håller tidplan eller budget. 

Det är här dokumentsamordning kommer in i bilden. Med en dokumentsamordnare i projektet säkerställs kvaliteten i dokumentationsleveranserna, processer etableras för granskning och godkännande samt att dokumenten lagras på korrekt sätt för fortsatt förvaltning. Dokumentsamordning bidrar därför till ett effektivare projekt och en mer lönsam verksamhet eftersom mindre tid behöver läggas på att komma igång med dokumentationsarbetet, leta efter rätt dokument, rätta felaktiga dokument eller oroa sig över att dokumenten inte är aktuella.

Hur går dokumentsamordning till?

Dokumentsamordning handlar i grund och botten om kontroll, struktur och standardisering. Rätt dokument ska levereras vid rätt tillfälle och i rätt antal, de ska ha rätt utformning och utseende, leva upp till uppsatta regelverk, godkännas och slutligen lagras på rätt ställe. Dokumentsamordningen genomförs också i den ordningen och delas därför in i fyra övergripande områden: Leveranskontroll, Granskning, Godkännande och Lagring. 

Leveranskontroll

Vid leveranskontroll stämmer dokumentsamordnaren av dokumenten mot projektets tidsplan och fastslagen dokumentförteckning. Man gör en formaliakontroll av dokumentationsleveransen:

• Har vi rätt dokument? 
• Är dokumenten utformade på rätt sätt? 
• Har vi rätt antal dokument? 
• Finns det brister i dokumentationen? 

Den sista frågan leder in på nästa steg i arbetsordningen, vilket är granskningen av dokumenten. 

Granskning

Innehållet i de levererade dokumenten granskas gentemot fastslagen dokumentationsstandard för att säkerställa att leveransen motsvarar förväntad kvalitet, omfattning och detaljgrad. Detta utförs normalt av en ämnesexpert. 

All dokumentation, oavsett leverans, ska följa det regelverk som omgärdar verksamheten och dess förvaltningsobjekt. Regelverket består vanligtvis av ett antal styrande dokument med tillhörande standarder relaterade till förvaltningsobjekten specifikt och verksamheten generellt.

Godkännande

Varje dokument ska först granskas och sedan godkännas innan de lämnas över till förvaltningsorganisationen. Detta utförs oftast av två olika personer där granskaren exempelvis är en ämnesexpert inom organisationen och godkännaren en person med auktoritet att fatta beslut, såsom en linjechef. Godkännandeprocessen är företagsanpassad vilket innebär att den inte följer någon fastslagen standard eller något förutbestämt tillvägagångssätt och anpassas därför efter varje företag och deras förutsättningar. 

Lagring

Efter att dokumenten har blivit godkända ska de lagras i ett lämpligt system och på en lämplig plats. Det är för att organisationen lätt ska kunna hitta dokumenten, göra felsökningar, underhålla och uppdatera dem och använda dem i förvaltningen av sina anläggningar såsom elverk, vattenverk, kraftverk med flera.  

Vad gör en dokumentsamordnare? 

Dokumentsamordnarens roll är i många fall kritisk för projektet, avdelningen eller hela verksamheten i dokumentationsarbetet. De fungerar som ett nav för berörda intressenter i dokumentationsarbetet och ser till att dokumenten inte fastnar någonstans på vägen, så att dokumentationsprocessen samt dokumentleveransen flyter på som den ska både inom verksamheten och mellan verksamheten och kunderna. 

Rollen dokumentsamordnare kan som sagt ha många olika benämningar. I texten nedan avses ett mellanting mellan dokumentationsansvarig och dokumentationsadministratör och innehåller arbetsuppgifter från båda leden. Skillnaden är ansvarsnivå, vilket ofta varierar från projekt till projekt. På grund av variationen inom rollen kommer nedan en redogörelse för rollerna dokumentationsansvarig” och dokumentationsadministratör.

Dokumentationsansvarig 

Den som är dokumentationsansvarig arbetar på strategisk nivå och har det övergripande ansvaret för dokumentsamordningen. Detta innebär bland annat att i tät kontakt med projektledare och övriga projektmedlemmar säkerställa att den projektspecifika dokumentationen levereras i tid till kund och att den uppfyller de för projekten gällande kundkrav. Arbetet innefattar bland annat att: 

• Ta fram budget och tids- och resursplan för projektets dokumentationsleveranser.
• Samarbeta med och distribuera projektrelaterad information till alla nivåer i projektgruppen och till externa parter.
• Framtagning och uppföljning av dokumentationsplan, dokumentlista och checklistor.
• Upprätta kontrollfunktioner och regelverk och arbeta in dem i den löpande verksamheten.
• Utbilda projektmedlemmar i dokumentationssystem, projektsystem, dokumentationsprocesser mm. 
• Planera, leda och driva granskningsprocesser.
• Tolka avtal.

Dokumentationsadministratör

Den som är dokumentationsadministratör arbetar ofta på en operativ nivå med hanteringen av det inkommande dokumentationsflödet. I denna roll, likt dokumentationsansvarig, säkerställer du att den projektspecifika dokumentationen levereras i tid till kund och att den uppfyller de gällande kundkraven. Arbetet i sig skiljer sig dock och innefattar bland annat att:

• Samla in och organisera dokumentationen.
• Upprätta instruktioner för teknisk dokumentation i projektet.
• Etablera processer för versionshantering och godkännande.
• Granska dokumenten så att de följer upprättade riktlinjer och regelverk.
• Se till att dokumentationsflödet fungerar smidigt och inte fastnar någonstans på vägen. 
• Vid behov redigera dokumenten för att se till att informationen är pålitlig och aktuell.
• Uppdatera system (verksamhetsstöd) för lämplig lagring av dokumenten. 

Vilka har behov av dokumentsamordning?

Enkelt sagt har alla behov av dokumentsamordning eftersom det handlar om att organisera dokumentationen så att verksamheten kan använda den på ett konsekvent och kontrollerat sätt. Men eftersom dokumentsamordning oftast berör stora mängder dokument i stora projekt så är det verksamheter inom elkraft och eltransmission, bygg och anläggning, vatten och avloppsverk, industriprojekt, gas och olja som drar störst nytta av och får ut störst värde av dokumentsamordning. Dokumentsamordning används primärt i dessa typer av verksamheter eftersom deras produkter, konstruktioner och anläggningar måste beskrivas i detalj för att kunna förvaltas under en längre period. 

Varför våra dokumentsamordnare?

På Dokumentera har vi jobbat med dokumentsamordning sedan starten av vår verksamhet 2007 och har under åren samarbetat med stora marknadsledande energi- och industriföretag. Ofta kopplas vi in vid stora och komplexa projekt med många aktörer och intressenter vilket innebär att stora mängder dokument ska organiseras, skapas och distribueras. 

Vi har lång erfarenhet av rollerna dokumentsamordnare, dokumentationsansvarig och dokumentationsadministratör och har därför god kunskap om de problemställningar som kan uppstå inom stora projekt och hur man skall hantera dessa på ett effektivt sätt. Vi kan hjälpa er övergripande som dokumentsamordnare, på strategisk nivå som dokumentationsansvarig eller på operativ nivå som dokumentationsadministratör. 

Det som särskiljer oss som dokumentsamordnare är att vi följer vår egna beprövade arbetsmodell som grundar sig i mångårig erfarenhet av dokumentations- och informationsarbete inom stora och komplexa projekt och verksamheter. Vår arbetsmodell tillåter oss att snabbt komma in i uppdragen, att förstå er verksamhet, era utmaningar och era behov. Då kan vi anpassa tjänsten på bästa sätt för just er. 

Vill du veta mer? Kontakta oss!

info@dokumentera.se
+46 8 556 017 00