Allmänt

Dokumentera samlar in och behandlar personuppgifter när du exempelvis vill bli kund hos oss, tar kontakt i allmänna frågor, svarar på en platsannons eller skickar in en spontanansökan samt när du använder dig av våra tjänster.  Ansvarig för att behandlingen av personuppgifterna är förenlig med tillämplig dataskyddslagstiftning såsom General Data Protection Regulation, GDPR (EU 216/679) är Dokumentera EU AB (556699-8703) med postadress Stora Nygatan 5, 111 27 Stockholm.

Denna integritetspolicy informerar om vilka personuppgifter som Dokumentera samlar in om dig som kund, potentiell kund eller som arbetssökande. Policyn gäller för alla som på något sätt nyttjar Dokumenteras tjänster och/eller på annat sätt har kontakt med oss.

Personuppgiftsbehandling på Dokumentera

Dokumentera behandlar personuppgifter vid:

  • Offert, avtalsskrivning och beställningar av våra tjänster: Rättslig grund är att fullgöra avtal som ingåtts i samband med överenskommelsen. Personuppgifterna är nödvändiga för att fullgöra avtalet med  kunden eller för att kunna ingå ett avtal i ett senare skede.
  • E-postutskick/nyhetsbrev med information och artiklar om dokumentation: Rättslig grund är samtycke som sker i och med att du anmäler ditt intresse via vår hemsidas formulär.
  • Rekrytering: Dokumentera behandlar personuppgifter för att kunna administrera ansökningar och tillsätta tjänster. Rättslig grund är samtycke i och med att du skickar in ditt cv och dina ansökningshandlingar och eventuellt, även låter oss ta del av din LinkedIn-profil.
  • Marknadsföring: Rättslig grund är intresseavvägning för att möjliggöra marknadsföring av Dokumenteras tjänster till den juridiska person du företräder.
  • Utveckling av hemsidan: Rättslig grund är samtycke vilket ges när du anmäler ditt intresse av att erhålla artiklar från Dokumentera via vårt webbformulär.
  • Leadsgenerering/profilering: Möjliggöra för Dokumentera att analysera hur webbplatsen används, dra slutsatser om intresseområden hos besökare samt att eventuellt kontakta användaren via mail eller telefon. Dokumentera använder sig av tredjepartstjänster såsom Google Adwords cookies för att kunna visa relevant information på andra hemsidor än vår egen för de som visat intresse för våra tjänster eller för Dokumentera som bolag. Rättslig grund är samtycke som sker när du anmäler ditt intresse för att få artiklar och annan information tillsänt dig via formuläret på vår hemsida. För mer information om cookies, se vår cookiepolicy.

Personuppgifter som behandlas

  • Kontaktuppgifter: Namn, E-post, Telefonnummer, Företagsadress, Titel, Organisation/organisationsnummer.
  • Webb: www.dokumentera.se - Operativsystem, webbläsarversion, IP-adress och cookies.
  • Rekrytering: Innehållet i cv och ansökningshandlingar, personuppgifter från de social medier som den sökande hänvisar till samt innehåll i cv. Personnummer samlas in vid rekrytering och vid säkerhetsskyddade upphandlingar.
  • Marknadsföring: Anteckningar och e-post för att hantera kundrelationer.

När samlar vi in uppgifter om dig?

  • Uppgifter som du själv lämnar till oss: Vi samlar in och behandlar personuppgifter som du lämnar till oss, t.ex. i samband med att du besöker vår webbplats, vid ett personligt möte (exempelvis visitkort) eller när du laddar ned information från vår hemsida.
  • Uppgifter som samlas in när du besöker vår hemsida: När du besöker vår hemsida registrerar vi information om din användning. Denna information omfattar vilka sidor du besöker och hur du beter dig på hemsidan. Vi använder oss exempelvis av Google Analytics och liknande verktyg för att registrera information. Denna information kan omfatta operativsystem, webbläsarversion, IP-adresser och cookies. Detta kan bara knytas till dig som person i och med att du ger ditt samtycke genom att fylla i webbformuläret om att erhålla nyhetsbrev och artiklar.
  • Uppgifter från andra källor: I vårt säljarbete gör vi eget prospekteringsarbete och kan då fånga upp dina kontaktuppgifter på internet eller via andra affärskontakter. Vi kan komma att inhämta kontaktuppgifter från andra samarbetspartners, t.ex. via tredjepartstjänster för adressuppdatering.

Lagringstid

Som grundregel lagrar vi dina personuppgifter enbart så länge arbetsprocessen/ändamålet kräver det och i enlighet med de ändamål som beskrivs ovan. Vi genomför regelbundet gallringar och tar bort personuppgifter som inte längre är nödvändiga.

Ansökningshandlingar rensas bort efter två år från att de inkommit till Dokumentera vilket även gäller  information om tidigare anställda. En del personuppgifter lagras av rättslig förpliktelse och där är Dokumentera enligt lag skyldig att lagra uppgifterna i ett visst antal år.

Om du inte längre vill ta del av information från Dokumentera kan du enkelt avregistrera dig genom att använda den Unsubscribe-knapp som finns i varje utskick eller genom att kontakta oss på info@dokumentera.se. Om du inte längre vill finnas med i vårt kund- eller cv-register avregistrerar du dig genom att maila till info@dokumentera.se.

Säkerhet

Från det att diskussionen om ett uppdrag påbörjas till dess uppdraget avslutat i sin helhet förbinder sig Dokumentera att hantera samtliga personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen, GDPR (EU)(2016/679) samt annan, på området, tillämplig lagstiftning. Externa personuppgifter, d.v.s. tillhörande individer utanför Dokumentera, som förekommer i för uppdraget producerat kundmaterial (undantaget det som levererats till kund) kommer att anonymiseras efter att uppdraget slutförts.

Dokumentera värnar om hög säkerhet för dina personuppgifter. Dokumentera äger inga egna applikationstjänster utan använder väletablerade leverantörer för lagring och andra tjänster.

Vilka kan ta del av personuppgifterna?

Bolag som hanterar personuppgifter för Dokumenteras räkning undertecknar alltid avtal med oss för att säkerställa en hög skyddsnivå, bland annat biträdesavtal.

Dokumentera kommer  att lämna ut personuppgifter till tredje part, som t ex. polisen eller annan myndighet om det rör en brottsutredning eller då vi på annat sätt blir skyldiga att göra så enligt lag eller myndighetsbeslut.

Behandling av personuppgifter om barn

Dokumentera behandlar inga personuppgifter om barn.

Rättigheter som registrerad (GDPR)

Från och med 25 maj 2018 har du som registrerad rättighet att:

  • få information om dina personuppgifter.
  • få felaktiga personuppgifter rättade.
  • få dina personuppgifter raderade.
  • invända mot att personuppgifterna används för direktmarknadsföring.
  • invända mot att personuppgifterna används för automatiserat beslutsfattande och profilering.
  • flytta personuppgifterna (dataportabilitet).

Du har vidare rätt att i förekommande fall inge klagomål till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter.

Läs mer: Dataskyddsförordningen Datainspektionen.

Ändring av integritetspolicy

Dokumentera kan komma att  ändra sin integritetspolicy med tiden. Den senaste versionen ska dock alltid finnas tillgänglig på vår hemsida, www.dokumentera.se. Detsamma gäller vår cookiepolicy.

Kontakta oss

Om du har frågor gällande denna Integritetspolicy, vill bli borttagen ur våra system eller vill använda dig av dina rättigheter enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) ber vi dig kontakta oss på info@dokumentera.se. Dokumentera återkommer med svar inom 30 dagar från det att vi erhållit ditt meddelande.