Bankverksamhet handlar i stor utsträckning om att hantera datainformation om lån, valutakurser, skattesatser och så vidare. Datat finns samlat i databaser med möjligheter att göra beräkningar. Hos Nordea hade dessa databaser växt fram rätt organiskt i takt med att verksamheten digitaliserades och utvecklades.
Kostsamt och utan överblick
Det här hade lett till att dokumentationen över hur databaserna var uppsatta och fungerade var väldigt spridd. Det fanns ingen överblick, och det var svårt att hitta dokumentationen för den som inte redan visste var den fanns och hade behörighet till den. Vilket i sin tur ledde till risker. För om man inte hittar den dokumentation man behöver tar det onödigt lång tid att bedriva utveckling (vilket driver kostnader). Och vet man inte fullt ut hur databasen fungerar kan det uppstå säkerhetsluckor (vilket är ännu värre).
Problemet löstes med en wiki
Nordea såg ett behov av att samla alla databaser och all dokumentation om dem. För att lösa det akuta behovet av att göra databasdokumentationen tillgänglig tog Nordea hjälp av Dokumentera.
Dokumenteras förslag var att skapa en wiki, alltså en informationskälla där alla som behöver åtkomst till dokumentationen själva kan gå in och ändra eller lägga till text. Med hjälp av skript flyttade Dokumentera den befintliga dokumentationen in i den nya wikin. Det blev motsvarande över 800 sidor med definitioner av hur den nya samlade databasen såg ut och vilken information som ingick i de olika delarna.
Till detta fogades utbildningsmaterial om databasen, så att nyanställda och anställda som bytt arbetsuppgifter lättare skulle kunna sätta sig in i ämnet.
En lösning som står sig
Idag flera år senare används wikin så gott som dagligen inom Nordea. Wikin har växt till tre-fyra gånger den ursprungliga storleken, men kärnan är fortfarande den databasdokumentation som samlades in av Dokumentera. Genom att informationen är enkelt åtkomlig för alla som berörs spar Nordea kostnader, minimerar risker och kan tydligt visa för myndigheter hur banken hanterar sitt data.