Uppdraget
Dokumenteras uppdrag uppkom i samband med att Sveaskog skulle flytta över sina styrande dokument (policyer, riktlinjer och instruktioner) till en ny plattform i SharePoint för att lyfta och förbättra virkesflödessystemet, verksamhetens viktigaste system. Dessutom behövde man ta fram en ny verksamhetsmanual för att förklara hur man arbetar i det nya systemet. Dokumenteras skribent bistod verksamheten genom att samordna dokument och författare, skapa och redigera dokument och fylla den nya plattformen med innehåll.
– Uppdraget handlade mycket om språket och det gemensamma tilltalet, men framförallt om informationsstrukturen, säger Malin Nilsson som är förändringsledare på Sveaskog.
Varierande uppgifter
För att säkerställa migreringen av de styrande dokumenten och lanseringen av den nya plattformen har Dokumenteras konsult skapat stilguider, instruktioner, lathundar, processbeskrivningar, manualer för hur man använder den nya plattformen och systemet, tagit fram skriv- och språkregler, utbildat innehållsansvariga, samordnat dokument och författare och loggat buggar i plattformen och funktionstestat den. Uppgifterna som skribenten har tagit sig an har således varierat i grad och omfattning, från enskilda specifika lathundar till den övergripande verksamhetsmanualen. Syftet var att skapa enhetlighet och användarvänlighet i all dokumentation kopplat till virkesflödessystemet, verksamheten och den nya plattformen.
– Vi använder fortfarande skrivregler och instruktioner som Dokumenteras konsult tog fram, fortsätter Malin Nilsson.
Resultat och kundnytta
Sveaskog anlitade Dokumentera för att samordna, skapa och redigera dokument och driva författarna i arbetet med den dokumentation som var relaterad till migreringen och lanseringen av den nya plattformen. Det resulterade bland annat i en verksamhetsmanual som beskriver hur man använder den nya plattformen, etablerade skriv- och språkregler, enhetlig dokumentation som är utformad efter språk- och skrivreglerna, utbildade redaktörer/innehållsansvariga och en enhetlig och användarvänlig plattform.
– Vi har nu en fungerande verksamhetsmanual vilket inte fanns innan. Och vi använder fortfarande instruktionerna som Dokumenteras konsult tog fram. De är praktiska för hur man skapar nya sidor, men också strukturmässigt och språkligt, säger Malin Nilsson.
För Sveaskogs räkning innebär resultatet av Dokumenteras arbete bland annat att:
• Migreringen av de styrande dokumenten till den nya plattformen gick smidigt och lanseringen blev lyckad.
• Dokumentationen är övergripande enhetlig på plattformen.
• Det finns instruktioner för virkesflödessystemet och hur man använder den nya plattformen.
– Dokumenteras konsult hjälpte oss så att vi fick en enhetlighet och att vi fick med allt viktigt. Jag tror att det har varit nyckeln till att vi ska kunna fortsätta jobba med detta, avslutar Malin Nilsson.