Om Dokumentationssamordning i förvaltning/arkiv
Till en anläggning hör en stor mängd dokumentation som är viktig för att kunna driva, underhålla, reparera och felsöka anläggningen samt kunna visa att anläggningen uppfyller de krav som lagar och regler ställer. Det är viktigt att de som behöver informationen kan hitta den och att den uppdateras efter de förändringar som görs under anläggningens livslängd så att informationen är relevant, uppdaterad och sökbar.
Vid drift och underhåll händer det att man hittar brister i den befintliga dokumentationen som behöver uppdateras. För gammal utrustning kan det vara så att underlaget bara delvis är digitaliserat eller så behöver filformatet på den befintliga informationen uppdateras så att den är lättare att söka i och hantera. Vid ny/tilläggsinvesteringar tillkommer det ny information som ska in i det befintliga systemet och man behöver hålla reda på om dokument uppdateras på ett håll och därför inte kan uppdateras på ett annat samtidigt. Det är förvaltningens roll att se till att detta fungerar.
Det kan också vara så att det kommer nya krav och förordningar, tex ett nytt miljökrav som gör att man behöver uppdatera sin förteckning över tillämpliga kemikalier? Vill organisationen gå över till BIM, eller är det ett nytt system som ska implementeras? Behöver ni riktlinjer för livscykelhanteringen?
Våra konsulter hjälper dig få ordning på uppdateringarna och kan ge råd och stöd i frågor om effektiv dokumentationsförvaltning.
