Maximera strukturkapitalet genom dokumentation

Eva Jangö
  • Eva Jangö

Hur mycket kunskap finns kvar i ditt företag när alla medarbetare gått för dagen? Klarar verksamheten av att rulla vidare även om nyckelanställda slutar? I så fall har ni rejält med strukturkapital som höjer företagets totalvärde. Om ditt företag däremot är starkt personberoende är det hög tid att förvandla den kunskap som medarbetarna besitter till strukturkapital. I den här artikeln kan du läsa om hur du kan gå till väga.

Strukturkapitalet ägs av organisationen och omfattar de rutiner, metoder, processer och teknologier som krävs för att organisationen ska fungera. Allt från företagskultur, varumärken, produktionsprocesser, data, affärshemligheter och patent ingår.

Här ingår också den tysta kunskap som finns hos medarbetarna. Enskilda medarbetare sitter på företagshemligheter, erfarenheter och spetskompetenser. Genom att omvandla den här tysta kunskapen till strukturkapital försäkrar sig företaget om att kunskapen blir kvar i företaget även när medarbetare byts ut.

Dokumentera den tysta kunskapen

Nyckeln till att förvandla tyst kunskap till strukturkapital är att dokumentera den. I princip skriver man ner allt som görs, och sedan analyserar man om det finns återkommande mönster som kan omvandlas till riktlinjer och processbeskrivningar.

Om man kan föra över kunskap som bara enskilda medarbetare besitter till strukturkapital ökar man värdet på organisationen och skapar ett bättre arbetsklimat där stuprör försvinner. Detta gör att effektiviteten ökar. Beroendet till specialistkompetenser minskar och kompetensutvecklingen internt ökar.

Men det är inte alltid oproblematiskt att föra över kunskap från medarbetare till organisationen. I en verksamhet där lönesättningen sätts utifrån personlig kompetens kan det vara svårt att motivera en expert att dela med sig av den spetskompetens som ger utdelning i lönekuvertet. I så fall måste själva kunskapsdelningen vara en faktor i lönesättningen. Eftersom det ökade strukturkapitalet kan öka värdet på organisationen kan det uppväga de ökade personalkostnaderna.

Det kan också spela roll hur man går till väga för att föra över enskilda medarbetares kunskap till rutiner, riktlinjer och processbeskrivningar. Det handlar ju om att få medarbetarna att dela med sig av sina självlärda, mjuka kunskaper. Om anställda upplever kunskapsdelning som en positiv aktivitet blir responsen bättre än om det verkar vara en tidskrävande byråkratisk procedur utan uppenbar fördel för verksamheten och den enskilde.

Här är några exempel på vägar för att få medarbetare att dela med sig av sin personliga expertis:

  • Mentorskap (även kallat buddy-buddy system bland utvecklare)
  • Blogg
  • Roterade wiki / intranätansvar
  • Whitepaper
  • Dagbok / mötesanteckningar
  • Återkommande granskning av produktdokumentation inom hela företaget
  • Datamining av buggrapporter/Big Data

När man väl har bestämt sig för att konvertera all mjuk kunskap till konkreta värden i företaget behövs ett strukturerat sätt att ta emot all denna kunskap som tidigare inte har haft någon plats i företagets normala processer. Det kan vara en fördel att låta någon som kommer utifrån göra detta - någon som ser på allt det som samlats in med friska ögon. Den som får uppdraget försöker se strukturerna i det digra materialet, för att sedan arbeta med att kategorisera och klassificera informationen.

Nästa steg är att omvandla informationen till arbetsbeskrivningar, processbeskrivningar och riktlinjer. Dessa behöver vara tydligt och lättbegripligt formulerade. Sedan ska de komma medarbetarna till godo i ett digitalt lagringsformat som passar organisationen.

Ett viktigt moment som inte får glömmas bort är kommunikation. Sprid kännedom i organisationen om varför arbetet med att kartlägga den tysta kunskapen är viktigt för företaget, och kommunicera vad som åstadkommits och var den nya kunskapen går att hitta digitalt efteråt.

Behöver ni hjälp? Dokumentera har många experter inom teknisk kommunikation som kan hjälpa till i hela processen från informationsinsamling till färdiga rutin- och processbeskrivningar.

Sammanfattning

Strukturkapital är alla de rutiner, metoder och processer som finns kvar i företaget när medarbetarna gått hem, men som behövs för att företaget ska fungera. Genom att fånga upp all den tysta kunskap som medarbetarna besitter, och förvandla den till dokumenterade processbeskrivningar, rutiner och riktlinjer stärks företagets strukturkapital och det blir mindre personberoende. Låt sedan den nya kunskapen bli tillgänglig för medarbetarna digitalt, och glöm inte att informera dem om arbetet med att kartlägga och tillgängliggöra den tysta kunskapen i företaget.