Digitalisering

Det finns goda skäl att minska antalet pappersdokument och att satsa på en effektiv och säker digital dokumenthantering. Stora mängder papper tar plats att lagra. Genom att digitalisera blir informationen sökbar i samma struktur som den information som din verksamhet skapar digitalt direkt. 

Förutom frågan om hur själva digitaliseringen ska gå till behöver du bestämma vad som ska hända med pappersdokumenten. Vilka dokument kan slängas utan att först ha digitaliserats? Vilka dokument behöver inte digitaliseras men ändå sparas i pappersformat? Det kan finnas legala krav på att förvara originalen som till exempel bokföringsmaterial. Vilka dokument ska digitaliseras och sedan slängas? Vilka dokument ska både digitaliseras och sparas? Och de pappersdokument som ska sparas, bör de lagras internt eller i ett externt arkiv och vilka säkerhetskrav finns vad gäller brand och inbrott?

Digitalisering av dokument kan förstås ske när som helst men det är särskilt lämpligt att göra det inför en flyttning till annan ort eller annan lokal. Fördelen med det är att inga fysiska dokument behöver packas, flyttas och packas upp på det nya kontoret.

Tag tillfället i akt att se över den digitala informationsstrukturen i verksamheten. För att på ett effektivt sätt nyttja digitaliseringens möjligheter räcker det inte med att ersätta pärmarna med papper med motsvarande dokumentmappar på en filserver. Det kan verka tilltalande till att börja med, eftersom det inte kräver att medarbetarna förändrar sina arbetsrutiner. I längden brukar det leda till en snårskog av filmappar, gamla dokument utan ägare och oklara behörigheter. Bättre då att redan från början skapa en struktur och rutiner för dokumenthantering, och kanske ta hjälp av något modernt verktyg för detta. Det är en investering som lönar sig på sikt.

Vill du pappersbanta och skapa en strukturerad, effektiv och säker dokumenthantering, kontakta oss så hjälper vi dig att göra det på rätt sätt. Vid digitalisering av verksamhetens arbetsflöden kan vi även hjälpa till med processbeskrivningar och instruktioner till medarbetarna.

Vi arbetar med