Bringa ordning bland de styrande dokumenten

Eva Jangö
  • Eva Jangö

Har ditt företag alla styrande dokument lagrade på samma ställe, där alla medarbetare hittar dem och med tydligt ägaransvar för varje policy, riktlinje och rutin? Eller ligger de sparade lite här och var, utan inbördes hierarki eller ansvar för att de implementeras? Om det senare är fallet kanske det är dags att bringa ordning bland de styrande dokumenten.

Begreppet styrande dokument låter kanske lite torrt och tråkigt. Men de fyller en väsentlig funktion i varje företag och organisation. Tillsammans utgör de styrande dokumenten företagets interna “lagbok” som talar om hur medarbetarna ska agera i olika sammanhang. Allt från hur företaget vill framstå utåt till detaljerade rutiner för olika arbetsmoment finns nedtecknat här. De styrande dokumenten utgår från beslut som har fattats av ledning och chefer, och det brukar vara ansvarig chef som fastställer ett styrande dokument.

Myndighetskrav påverkar

I många fall finns det lagar och myndighetskrav som skapar behov av styrande dokument inom företaget. Det kan både vara lagar och förordningar som gäller alla företag och myndighetskrav som berör specifika branscher. Alla företag behöver sätta upp rutiner för hur de ska uppfylla kraven i arbetsmiljölagen eller GDPR, medan till exempel en bank därutöver behöver ha noggranna regler för hur de uppfyller kraven från Finansinspektionen och ett läkemedelsföretag säkerställa att det följer Läkemedelsverkets förordningar.

Ledningssystem

Många styrande dokument är också anpassade till kraven för olika typer av certifieringar och system för kvalitetskontroll. Då ingår dokumenten i ett ledningssystem, det vill säga en metod för att arbeta systematiskt med regelverk och processer inom ett avgränsat område i syfte att uppnå ständiga förbättringar. ISO är en internationell standard för ledningssystem. Många företag väljer att certifiera sig mot ISO-standarder för att intyga för sina intressenter att företaget lever upp till högt ställda kvalitetskrav.

Exempel på brister 

Utan klara regler, dokumenterade och tillgängliga, riskerar företaget att förlora både i effektivitet, säkerhet och anseende. Så illa som i exemplet i inledningen är det förstås sällan. Men det är inte ovanligt att det finns en förbättringspotential i vardagen. Så här kan det gå till:

  • En oväntad kris uppstår i ett företag. I efterspelet till krisen skapas nya riktlinjer och rutiner som ska förhindra att en likadan kris uppstår igen. Tyvärr är nästa kris inte likadan, utan skiljer sig från den förra. Företagets arbete med styrande dokument är reaktivt istället för proaktivt.
  • En variant på temat reaktivt framtagna styrande dokument är företaget som ska certifiera sig enligt en standard. Ett par dagar innan certifieringsorganet ska besöka företaget upptäcker ansvariga att ett av de styrande dokument som krävs för certifieringen saknas. Med kort varsel måste därför ett nytt regelverk tas fram.
  • Regler finns i företaget för hur ofta dokumenten ska revideras och det finns angivet på dokumentet vem som är ansvarig ägare. Men ägaren är en chef som slutade i samband med en omorganisation. Den enhet som chefen ledde finns inte kvar längre. I den nya organisationen finns det ingen som vill ta ansvar för just det här styrande dokumentet. Det förblir därför ägarlöst och inaktuellt, trots att det finns behov av en uppdaterad version inom organisationen.
  • Ett stort företag har en rutin för publiceringen av nya styrande dokument som en enhet upplever vara onödigt krånglig. För att kringgå detta publicerar enheten istället en ny riktlinje på sina egna sidor på intranätet. Riktlinjen riktar sig till medarbetare i hela företaget. Men eftersom den inte finns i företagets fastställda lagringsyta för styrande dokument förblir den okänd för de flesta medarbetare.
  • En medarbetare behöver ha tillgång till en ganska omfattande rutinbeskrivning för en arbetsuppgift på en plats där medarbetaren inte når företagets it-system. Medarbetaren skriver därför ut rutinbeskrivningen för att ha den tillgänglig för arbetsmomentet i rutinen. Pappret lever vidare långt efter att rutinen ändrats utan att medarbetaren får någon information om förändringen.

Hierarki för styrande dokument

Den som vill bringa ordning bland de styrande dokumenten gör klokt i att börja med att inventera vilka dokument som redan existerar inom företaget, och att utreda vilka kompletteringar och uppdateringar som behövs. 

Om företaget är lite större finns det sannolikt styrdokument på olika nivåer, från strategiskt och företagsövergripande till mer taktiskt och operativt. Dokumenten behöver då vara inordnade i en hierarki, där de mer detaljerade instruktionerna lyder under de mer övergripande. Det råder ibland förvirring kring terminologin, men så här tillämpas den i många större företag och organisationer:

  • En policy talar om vad företaget vill på övergripande nivå inom ett avgränsat område. Policydokumentet bör vara kortfattat, högst ett par A4-sidor och är ofta uppställt i punktform. Policyn fastställs av företagets styrelse. Syftet är att ge den verkställande ledningen en avsiktsförklaring som ska styra besluten på operativ nivå i önskad riktning. Det finns bara ett fåtal policyer i företaget, exempelvis en hållbarhetspolicy, en varumärkespolicy, en medarbetarpolicy, en it-policy och en säkerhetspolicy. Dessa dokument har relativt lång livslängd.
  • En riktlinje talar om hur det som sägs i policyn ska uppnås. Om företagets medarbetarpolicy fastslår att företaget ska kännetecknas av jämställdhet och likabehandling så kan en riktlinje mot diskriminering beskriva hur företaget ska arbeta för att uppfylla policyns krav. Oftast hänvisar flera riktlinjer till samma övergripande policy. Riktlinjen fastställs av företagets verkställande ledning. 
  • Instruktioner och rutiner beskriver vad och hur medarbetare ska och inte ska göra på mer detaljerad nivå. De fastställs av enhetschefen för det verksamhetsområde som instruktionen eller rutinen hör till. Instruktionen eller rutinen ska självfallet gå i linje med vad som sägs i de riktlinjer som företagsledningen fastslagit.

Andra typer av styrande dokument

  • Uppförandekod (Code of Conduct) är ett dokument som ska säkerställa att ett företag beter sig på ett etiskt godtagbart sätt. Det är vanligt att företag kräver att deras leverantörer skriver under att de följer företagets Code of Conduct. Där kan de exempelvis få försäkra att produkten de levererar inte har producerats med hjälp av barnarbete eller på ett miljöskadligt vis.
  • Ramverk är ett lösare begrepp för en uppsättning regler och rekommendationer men används också specifikt inom IT-sfären.
  • Handlingsplaner kan sägas vara en form av tidsbegränsade styrande dokument. Som framgår av namnet beskriver det vad som ska göras för att uppnå ett visst mål. Handlingsplaner är vanliga som del av ledningssystem för att uppnå ständiga förbättringar.
  • Processbeskrivningar som talar om hur och i vilken ordning olika arbetsmoment ska utföras kan också sägas vara en form av styrande dokument och är nära besläktade med instruktioner och rutiner.

Ägarskap och förvaltning

Allas ansvar lika med ingens ansvar brukar det heta. Oftast brukar det inte fungera så bra att sätta en hel avdelning som ansvarig ägare till ett styrande dokument. Det blir oklart exakt vem som har ansvaret för att dokumentet revideras och uppdateras, eller fattar beslut om att det ska utgå när det spelat ut sin roll. Uppdraget hamnar mellan stolarna. 

En bättre lösning är att utse en namngiven person, eller en väldefinierad roll, som ansvarig. För företagets IT-policy är det exempelvis naturligt att IT-chefen står som ägare. Sedan kan han eller hon naturligtvis delegera den praktiska hanteringen av revideringen till någon betrodd medarbetare. När chefen slutar och en ersättare tillträder ingår ansvaret för det styrande dokumentet i överlämningen av arbetsuppgifter.

Det bör också finnas en fastställd ordning för hur ofta de styrande dokumenten ska ses över. En årlig genomgång, som en fast punkt i arbetsplanen för året inom enheten, är att rekommendera. Det betyder naturligtvis inte att varje styrande dokument behöver omarbetas varje år. Om inga förändringar skett som kan tänkas påverka det område som dokumentet reglerar så finns det ingen anledning att göra några ändringar. Däremot är det en bra idé att dokumentera att en översyn skett och vilket datum det skedde. Gärna så att alla som läser dokumentet ser det. Då förstår de att detta är ett aktuellt, gällande dokument.

Lagra där det är lätt att hitta

En förutsättning för att ett styrande dokument ska kunna få genomslag är att det är lätt att hitta när medarbetarna behöver det. Det bästa är att samla alla styrande dokument på ett och samma ställe. Då blir det dessutom tydligt för medarbetarna att detta är fastställda styrande dokument och ingenting annat. 

En yta på företagets intranät är en vanlig lösning. Då går dokumenten att hitta både via intranätets sökmotor och via navigeringsfunktioner. 

Varje dokument bör vara märkt så att det är lätt identifiera. Dokumentets namn bör vara genomtänkt, och det är bra om det enkelt går att få fram information om vem som är dokumentets ägare och senaste datum för revidering. I ett stort företag med många styrande dokument och kanske flera olika språk inblandade kan det behövas nummerserier för att särskilja och identifiera dokumenten.

Viktiga ändringar behöver kommuniceras

När det sker större och viktigare förändringar i regelverket måste de medarbetare som berörs få veta det. Det gäller också när helt nya styrande dokument kommer till. Det räcker alltså inte med att den nya riktlinjen fastställs och publiceras på den fasta platsen för styrande dokument. Medarbetarna kommer inte per automatik gå in och läsa igenom den. 

En nyhetsartikel på intranätet, samt givetvis kommunikation via chefer till berörd personal, gör stor skillnad. Passa på att motivera varför förändringen genomförs så blir genomslaget bättre. Ta gärna hjälp av företagets kommunikatörer som kan hjälpa till med en plan för hur informationen når fram till målgruppen.

Sammanfattning


De styrande dokumenten utgör tillsammans företagets interna “lagbok” som talar om hur medarbetarna ska agera i olika sammanhang. De utgår från beslut i företagets ledning, men påverkas också av externa myndighetskrav och regler för certifiering. Brister i de styrande dokumenten medför risker avseende effektivitet, säkerhet och anseende. Första steget i att åtgärda bristerna är att inventera nuläget och utreda vilka kompletteringar som behövs. Ordna dokumenten i en tydlig hierarki utifrån beslutsnivå, och fastställ regler för ägarskap, revidering och lagring. Var noga med att kommunicera större förändringar i regelverket till medarbetarna. 

Om Dokumentera


Dokumentera är ett ambitiöst och växande konsultbolag specialiserat på att skriva, analysera och organisera information och teknisk dokumentation. Vi gör våra kunders information och teknisk dokumentation lättillgänglig och begriplig. Vi hjälper våra kunder att beskriva vad de säljer samt hur de fungerar internt som företag och organisation. Det omfattar allt från produkter och tjänster till IT-system, intern styrande dokumentation samt skapa en effektiv informationshantering. Vi arbetar som tekniska skribenter, projektledare  och dokumentsamordnare och kan bistå i hela processen från förstudie och analys till produktion, kvalitetssäkring och utbildning. 

Sedan Dokumentera startade sin verksamhet 2007 har vi hjälpt ett stort antal nöjda företag och organisationer i olika branscher med kvalitativ dokumentation för både internt och externt bruk. Läs mer om vad vi kan göra för dig på www.dokumentera.se eller slå en signal till Henrik Rehmberg, tel 0709-727 337 så berättar han mer.