Dokumentsamordnaren säkerställer att leveransen blir lyckad

Eva Jangö
  • Eva Jangö

Det stora projektet avslutat, lösningen levererad till kunden, och sista fakturan är skickad. Allt borde vara frid och fröjd. Men plötsligt hör kunden av sig. Dokumentationen som skulle följt med leveransen är inte fullständig, eller är inte utformad på ett sätt som passar kundens system. Vad hade kunnat göras bättre från början? Två erfarna dokumentsamordnare delar här med sig av sina bästa råd från sin vardag.

I stora projekt inom exempelvis infrastruktur är det många dokument som ska fram. Det är ritningar, manualer, dokumentation över komponenter - inte sällan flera tusen dokument i varje projekt. Ofta är det projektledaren som har ansvaret för att leveransen till mottagande part även innehåller den dokumentation som avtalats. Men just det kan falla lite mellan stolarna. Projektledaren har ju ett brett ansvarsområde med många bollar i luften.

Bristerna uppdagas först när leveransen skett. Kanske är det någonting i lösningen som inte fungerar som kunden tänkt sig. Plötsligt blir det viktigt att hitta dokumentationen av just den funktionen. Då är det så dags att upptäcka att dokumentationen inte var fullständig.

För att undvika den typen av problem, och de skador på relationen till den mottagande parten som det kan föra med sig, är det en bra idé att avlasta projektledaren och istället involvera en dokumentsamordnare. Denne följer projektet hela vägen fram till slutleverans, och har som sin huvuduppgift att se till att all dokumentation kommer fram, utformas på rätt sätt och levereras i rätt tid.

Jonas Woxström är en av Dokumenteras erfarna dokumentsamordnare. Rollen kallas ibland Document Controller - en titel som visar vad det handlar om. En controller håller ju ögonen på hur företaget hanterar sina pengar, Jonas jobb är att hålla ordning på dokumentationen i stora projekt.

– I mitt jobb tar jag tempen på kvaliteten i dokumentationen. Jag vässar dokumentationsprocessen och höjer kvaliteten i leveransen. Ett stort projekt kan få upp till ett års kortare projekttid om man arbetar rätt med dokumentsamordning, säger han.

Jonas bästa goda råd kan sammanfattas så här:

  • Se till att leveransen av dokumenten matchar det som den mottagande parten vill ha när det gäller dokumentformat och leveransplaner.
  • Kvalitetssäkra all formalia i form av ritningshuvud, sidfötter, innehållsförteckningar och dokumentformat.
  • Upprätthåll kompetensen om organisation, roller och ansvar. Dokumentsamordnaren behöver ha personkännedom, god kompetens om projektarbete, kravhantering och en teknisk allmänbildning. Ansvaret för fakta och kvalitet på innehållet i dokumentationen ligger däremot på den specialist som tar fram varje enskilt dokument.

– Jag ser vad som inte är komplett och var det finns uppenbara fel, men detaljgranskar inte alla dokument. Däremot behöver jag ha tillräcklig insikt om innehållet för att kunna paketera dokumentleveransen till slutkunden på ett bra sätt.

Hans kollega Emelie Sandström håller med och lägger till ytterligare egenskaper som är viktiga att ha för den som arbetar som dokumentsamordnare i stora anläggningsprojekt:

– Du behöver vara strukturerad, och våga vara drivande för att få fram dokumentationen och driva projektet i mål. Det gör du om du är lösningsorienterad, och har förmåga att prioritera vad som är viktigast vid varje givet tillfälle.

Emelie har tagit fram en instruktion för dokumentsamordning. Den tar hon med sig in i nya projekt där hon ska ansvara för dokumentsamordningen. Den bygger på ledord som kravställning, tydlighet och samordning mellan levererande och mottagande part.

– Dokumenten måste levereras i en struktur som mottagande part vill ha, vara i format som mottagaren kan hantera och se ut på det sätt som mottagaren vill. Är jag osäker så tar jag alltid med mig båda parter i diskussionen. Då kan jag fråga hur mottagaren ställer sig till lösningen för dokumentationen. Kommunikation är viktigt, säger hon.

Hon ser en stor fördel med att låta en dokumentsamordnare ha ansvaret för att dokumentationen i den här typen av projekt håller hög kvalitet och levereras enligt kundens önskemål.

– Om man inte har någon dokumentsamordnare i sitt projekt så blir kvaliteten på dokumentationen beroende av projektledarens tid och möjligheter. Och då kan resultatet variera.