Metadata avgör långsiktig lönsamhet

Mette Andersson
  • Mette Andersson

Metadata är information om dokument eller information. Torr och fullständigt urtråkig information som säger väldigt lite om vad ditt företag håller på med, samt noll och ingenting om ditt företags unika erbjudande i affärsvärlden. Alltså är det ingenting ni behöver bry er om. Eller?

Här kommer exempel på varför metadata och dokumentationshantering varit avgörande för två internationella företag:

Exempel 1: Multinationellt nyckelfärdigt elanläggningsprojekt i miljardklassen skulle levereras och all dokumentation publiceras löpande i kundens system. Då man initialt saknade kunskap om att kundens och leverantörens system inte var kompatibla blev det snabbt omöjligt att veta vilken revision av dokument som skickats till kunden. Därmed blev man ovetande om framdriften av projektet. Detta ledde till stora förseningar eftersom alla inblandade satt och gjorde efterforskningar på eget håll, för att säkerställa att aktuell information levererats för just den funktion man ansvarade för. Lösningen blev att anlita en dokumentationsexpert för att skapa processer och nyckelroller samt styra relevanta metadata. Därefter utbildade och bemannade man enligt detta och projektet levererades till kund, som sedermera använde detta projekt som facit på hur dokumentation skall hanteras i kommande projekt.

Exempel 2: Stort infrastrukturprojekt fick betala sig ur en dispyt då man under arbetets gång missat att leverera detaljritningar och reservdelsinformation för komponenter från en underleverantör. Underleverantören hade gått i konkurs efter leveransen, vilket gjorde att det inte längre gick att erhålla dokumentationen som behövdes. Slutkunden hade i sitt kontrakt rätt att kräva detta för revision av maskiner. Hade leverantören här anlitat kunnig personal för dokumentationshantering hade dessa dokument aldrig hamnat på avvägar, och man hade sluppit betala sig ur situationen. Numera använder företaget ett system för att säkerställa att alla kriterier för underleverantörer uppfyllts och loggas innan affären avslutas.

Vad har jag att vinna på att ha fungerande metadata?

Har du någonsin känt att din kund kanske har tagit lite väl lång tid på sig med granskning och godkännande av dokument? Att det tagit så lång tid att din tidplan börjar glida? Att det vore bra med ett tyst godkännande (även kallat silent approval) när tiden dragit över för mycket? 

Eller behöver du veta hur många avvikelserapporter som är färdiga, och var sjutton resten av dem befinner sig i processen? Kanske är du i behov av det där mejlet där du och kunden kom överens om en lösning som kunden nu inte alls vill kännas vid? Chefen kanske vill ha lite dagsfärska siffror att visa investerarna? 

Känns det stressande och tidskrävande att hitta all denna information? Genom att lagra dina filer rätt och använda bra metadata kan du snabbt och enkelt komma åt allt. Du behöver aldrig mer känna att du är osäker på hur du ligger till i tidsplanen. Dra bara ut ett kalkylark varje måndag så har du fullständig kontroll på hur ni ligger till. 

Visst låter det som en utopi? Ett ok som lyfts av axlarna? Är det verkligen görbart? Självklart är det görbart men det finns en del saker som du måste tänka på för att få pålitlig information. Här är det väl investerade pengar att anlita någon som verkligen vet vad den gör. Om man får vaga, irrelevanta eller inkonsekventa metadata faller alltihop och du har ingen nytta den information du får ut.

Vad är bra metadata?

Som med allt annat finns det skillnad i kvalitet. Vad är bra metadata, och vad är dålig metadata? För att metadatan ska vara användbar finns det några enkla regler att hålla sig till:

  • Använd ett bra dokumenthanteringssystem
  • Använd för dig relevanta data
  • Hårdkoda all metadata
  • Ha resurser som förstår att använda och anpassa systemet

Dokumenthanteringssystem

Om man bara lagrar alla dokument i en mapp på någon server någonstans, med lite olika filformat- och namn, så spelar det ingen roll hur bra metadata man har. Det går inte att använda den till något. Säkerställ därför att du har ett fungerande system för lagring av filer. Det finns massor av system och de fungerar på ungefär samma sätt. Man skapar en så kallad kortplats (slot) på ett visst dokumentnummer som sedan kan ha olika filer, metadata, blad (parts) och så vidare. Det är när denna kortplats skapas som metadatan blir viktig. När du vet vilken information du vill ha ut av systemet utformar du metadatan efter det.

Ett bra dokumenthanteringssystem stöder massuppdateringar och nedtankning av information i extraherbart format för vidare bearbetning.

Använd relevanta metadata

Vad som är relevant metadata skiljer sig från företag till företag, men även inom ett och samma företag. Det går att lägga till obegränsad mängd metadata, men det blir snabbt svårjobbat om man lägger till för mycket. Ingen vet bättre än du vad som är viktigt för just dig och ditt företag.

Här ser du en lista på vanliga data som är oerhört viktigt att ha 100 procent kontroll över:

  • Dokumentnummer och eventuell part (såsom granskningsprotokoll och bilagor)
  • Livscykel (intern, extern, myndighetsgodkännande etc.)
  • Status (draft, rejected, internal review, external review, approved, released, withdrawn)
  • Dokumenttyp (ritning, granskningsprotokoll, manual, avtal, FAT osv)
  • Filformat (dwg, pdf mm)
  • Revision/version
  • Datum för samtliga statusändringar
  • Författare

Det var grunderna. Steg 2 handlar om att använda sig av den data man har samlat in på ett effektivt sätt. Mer avancerade metadata och jämförelser ger dig detta:

  • Grafer och jämförelsetal över ledtider
  • Varningar när leveranser riskerar att bli försenade
  • Indikation på var du har strukturella flaskhalsar
  • Skräddarsydda livscykler för olika dokumenttyper
  • Processoptimering med närmast kirurgisk precision
  • Framförhållning i planeringen
  • Alla dina KPI med en enkel knapptryckning, inga svettiga beräkningar och undersökningar dagarna före dina gransknings- eller styrgruppsmöten

Hårdkodad metadata

Den här punkten är troligen det viktigaste av allt: Se till att det är noggrant uppstyrt vilka metadata som skall fyllas i, hur de ska fyllas i, av vem och i vilket format. Att till exempel ange datum i olika format, vilket är mycket vanligt i multinationella projekt, riskerar att kasta omkull alla fiffiga tidberäkningsmodeller. Om dina ingenjörer börjar hitta på egna begrepp för status eller dokumenttyp har du helt plötsligt inte längre koll på var i processen dokumenten befinner sig. 

Kanske har du ett fält där du markerar ritningar som As Built (även kallat relationshandling) i syfte att kunna visa vad som levererats. Men vad händer om någon kommer på att de vill korrigera ett fel och ändrar i en fil efter leverans?

Det krävs inte mycket för att få huvudvärk av alla de scenarier man kan föreställa sig här.  Så det gäller att verkligen tänka till före, så att du får pålitliga metadata. Om du inte kan garantera att alla användare av systemet klarar detta är det klokt att göra som alla större företag redan gjort: Skaffa dig en dokumentationsansvarig!

Resurser

Att ha en eller flera dokumentationsansvariga/dokumentsamordnare som sköter och underhåller systemet är nödvändigt. Samordnarens dagliga jobb är att se till så att uppkomna fel korrigeras, automatiska processer underhålls, och att rapporter (exempelvis KPI) skapas och levereras till rätt person. Dokumentsamordnaren anpassar systemet löpande utifrån behoven och viktigaste av allt: ser till så alla nya filer lagras på exakt rätt ställe i strukturen och med korrekt metadata. Då kan dina anställda lita på att de alltid kommer åt all information de behöver, närhelst de behöver den.

För vilka företag är det lönsamt att ha koll på metadata?

Naturligtvis är det lönsamt för alla företag att ha koll på sin metadata.  Men ju större och mer komplex mängd dokumentation desto viktigare. Om man bara har 50 filer att hålla rätt på klarar man det ofta alldeles utmärkt med ett kalkylark och en mappstruktur. Men när man pratar om stora och komplexa produkter och tjänster kan dokumenthanteringen vara avgörande för företagets överlevnad, i synnerhet för snabbt växande företag.

Vid anbud

Det är lättare att lägga anbud när du snabbt och med hjälp av existerande metadata i liknande projekt kan göra en kvalificerad estimering av kostnader och tidsåtgång. Då slipper du hamna i de där irriterande och kostsamma situationerna då du tänker “Hoppsan, det hade vi inte tänkt på, hur ska vi klara oss ur det här?”.

Under ett projekts genomförande

Under projektets genomförande gäller det att ha koll på progressen för ändringsmarkeringar, och att hålla reda på vilken revision av dokument som senast skickats till kunden inklusive vilka överenskommelser som gjorts vid granskningarna. Då kan du utan diskussion kan säga nej nästa gång samma ändring efterfrågas. Det gäller också att ha koll på vilka dokument som är godkända och vilka som ligger efter i processen, så du kan lyfta dem och slippa en glidande tidplan. Du får överblick över flaskhalsarna och kan sätta in åtgärder på ett tidigt stadium. 

Under genomförandefasen är det lätt att allt bara löper på. Man är ofta väldigt pressad i perioder och det är frestande att ta genvägar. Du kan absolut ta genvägar, men de behöver vara väl övervägda och genomtänkta, annars förlorar du spårbarhet och skapar oreda senare i projektet. Alla vet vi att det är billigare att förebygga brand än att ha en massa brandmän igång. Ad hoc-uppgifter är ett ständigt inslag i projekt, men det är klokt att vara uppmärksam på frekvensen av dessa. De är en tydlig indikation på brister i rutiner och processer. 

Eftermarknad

Det är av stor vikt att snabbt och enkelt kunna visa vilken dokumentation som följt med i leveransen och vilka fel eller brister kunden har godkänt och därmed tagit på sig ansvaret för, samt vad som är ditt ansvar och vad som faller på din underleverantör att åtgärda. Då behöver du inte lägga onödig tid på att undersöka eventuella krav. Framför allt kan du vänligt men effektivt avvisa krav på sådant som inte är ditt ansvar och ändå behålla en ömsesidigt önskvärd affärsrelation.

Vid garantiärenden är det alltid dokumentationen som avgör vad som levererats och vad som överenskommits. Även när det gått flera år och du gått vidare till nya, spännande projekt. Din kund kanske hör av sig när det är dags för revision av dina produkter och vill veta ändringshistoriken sedan övertagandet? Kanske vill en kund göra en retrofit och vill veta om du har en lämplig mjukvara som är kompatibel med nuvarande konfiguration? Då är det viktigt att veta exakt vad som levererats! 

Eftermarknad är ett affärsområde vars lönsamhet ofta underskattas, i synnerhet i tider med lägre global ekonomisk tillväxt.

Du har allt att vinna!

Sammanfattningsvis kan vi konstatera att genom att ha en korrekt hantering av metadata och låta systemen skötas av experter, vinner du detta:

För dig som chef:

  • Alltid pålitliga nyckeltal i realtid
  • Fungerande tidplaner utan onödiga överraskningar
  • Ryggen fri uppåt i organisationen
  • Stabil lönsamhet
  • Möjlighet att identifiera optimeringsmöjligheter
  • Ingen konstant gnagande känsla av att inte ha kontroll

För dina anställda:

  • Trygga medarbetare
  • Bättre nyttjande av resurser då du slipper dubbelarbete
  • Motiverade experter, eftersom de får möjlighet att göra det de är bäst på

För kunden:

  • Tillit gällande både tid och kvalitet
  • Realistiska budgetar som en följd av fungerande tidsplaner
  • Goodwill
  • Möjlighet att fördjupa och förnya affären

Om Dokumentera

Dokumentera är ett ambitiöst och växande konsultbolag specialiserat på att skriva, analysera och organisera information och teknisk dokumentation. Vi gör våra kunders information och teknisk dokumentation lättillgänglig och begriplig. Vi hjälper våra kunder att beskriva vad de säljer samt hur de fungerar internt som företag och organisation. Det omfattar allt från produkter och tjänster till IT-system, intern styrande dokumentation samt skapa en effektiv informationshantering. Vi arbetar som tekniska skribenter, projektledare  och dokumentsamordnare och kan bistå i hela processen från förstudie och analys till produktion, kvalitetssäkring och utbildning. 


Sedan Dokumentera startade sin verksamhet 2007 har vi hjälpt ett stort antal nöjda företag och organisationer i olika branscher med kvalitativ dokumentation för både internt och externt bruk. Läs mer om vad vi kan göra för dig på www.dokumentera.se eller slå en signal till Henrik Rehmberg, tel 0709-727 337 så berättar han mer.