Många företag har personer som kan allt i sin genre. En person som ofta är högt värderad eftersom ingen annan skulle kunna göra just det hen gör.
Du kanske känner igen typen. Det är någon som företaget skulle ha svårt att ersätta eftersom hen har all sin kunskap i huvudet och det är svårt att skapa sig en helhetsbild av personens arbetsuppgifter.
Men vad händer då när personen i fråga ska lämna sin post? Kanske har åldern hunnit ta ut sin rätt och det är dags att gå i pension?
Detta är långt ifrån ovanligt och du har förmodligen varit med om det förut.
Dokumentera har tips på åtgärder som minskar risken för driftstörningar i samband med personalförändringar.
...undrar Robert Aschberg i sin krönika i Aftonbladet. Han frågar sig vad det beror på att instruktionsböcker i allmänhet, och manualer för datorer och skrivare och annan elektronik i synnerhet, är på gränsen till obegripliga för en normalbegåvad användare? Det undrar vi också som är specialister på att göra information och teknisk dokumentation lättillgänglig och begriplig. Det ska inte behöva vara krångligt!
Arbetstid kostar – mellan 500 och 1000 kronor per timme beroende på vilket slags verksamhet företaget ägnar sig åt. ”Friktionstimmar” kan man kalla sådan tid som förslösas med reda ut saker och ting i onödan. Den höjer dessutom medarbetarnas stressnivå och kan vålla produktionsbortfall. Extra allvarligt är det om den vitala informationen bara finns i huvudet på en nyckelperson och denne är bortrest på semester. Vad gör du då?
Ordning och reda är dokumentationens A och O. När IT-problemen hopar sig och stressnivån höjs, behöver du knappast fler problem i att hitta rätt dokument. Kanske stöter du plötsligt på ett nytt problem och mitt i allt så hittar du inte manualen för att identifiera och lösa felet. Känner du att du inte riktigt har den koll på dokumentationen du borde ha om något oförutsett händer?
...är ett gammalt talesätt som stämmer väldigt bra på vår dagliga situation som tekniska skribenter. Att förklara termer som "Replikering" eller "Disaster Recovery" för någon som inte alls är hemtam inom IT är en utmaning. Det är också vår expertis. Vi har ofta rollen som en slags tolk mellan teknikerna och användarna. Bra vägledning på ämnet och intressanta infallsvinklar finns i denna artikelserie från Bettercloud Monitor.
Sara Török har efter några år i egen regi valt att börja på Dokumentera. Riktigt kul tycker vi! Sara har en lång erfarenhet som teknisk skribent i bl a IT-branschen och Life Science. Hon har arbetat med utformning av många olika typer av dokumentation och dokumentationsrutiner, både på engelska och svenska. Dock inte på Esperanto - ännu!
En dålig och bristfällig dokumentation kan sätta käppar i hjulen för din verksamhet. När budget och deadlines ska hållas är det sällan som dokumentation prioriteras. Men i längden kan en bristfällig dokumentation leda till kostnader och missnöje hos såväl medarbetare som kunder. Men var ska man börja och vad är viktigast?
När du har sålt en produkt, har kunden bekymmer att få in den i sitt dagliga arbete? Ringer de ofta till din supportdesk? Får du höra klagomål på att produkten är svår att använda effektivt även om de har fått en stadig manual? Det grundläggande problemet kan mycket väl vara att rätt teknisk information inte har nått kundens användare.
Gnäll inte på kundtjänsten - satsa på kunskapsöverföring istället!
Det är irriterande att behöva vänta på hjälp när man sitter tidsmässigt illa till. Kanske kommer man inte åt den där presentationen man skapade sent igår kväll hemma, och nu börjar mötet om fem minuter. Kanske lyckas man för allt i världen inte klura ut hur man ändrar tiden för online-mötet som man har kallat till. Kanske har man ett akut behov av att redigera en bild men har inte behörighet att ladda ner det nödvändiga programmet till datorn.
Språk är ett knepigt hantverk, och vår vardag på Dokumentera. I den här utmärkta artikeln på tcworld, skriven av Susan Grimmette som har mångårig erfarenhet som teknisk skribent, finns flera konkreta tips för en av våra käpphästar: att vara konsekvent och tydlig. Hon tar bl a upp att användningen av adjektiv kan skapa otydlighet, att floskler ska undvikas och att engelska är ett globalt språk där många ord har flera olika betydelser.
